อะไรที่ต้องอยู่ในใบโปรฟอร์มาอินวอยซ์สำหรับคำสั่งซื้อ IPL

คำตอบสั้น ๆ: ใบโปรฟอร์มาอินวอยซ์คือเอกสารที่ทีมการเงินของผู้ซื้ออ่านก่อนที่เงินจะเคลื่อน มันต้องระบุเงื่อนไขทางการค้าเดียวกันกับใบเสนอราคา มี Incoterm พร้อมชื่อสถานที่ และกระทบยอดจำนวนเครื่องกับจำนวนกล่องให้ตรงกัน ช่องที่ผิดพลาดคือช่องเดิม ๆ ในทุกโปรเจกต์

ทำไม PI ถึงสำคัญกว่าใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาเปิดบทสนทนา ใบโปรฟอร์มาอินวอยซ์คือสิ่งที่ฝ่ายการเงินของผู้ซื้อใช้ยื่นขอชำระเงิน จองสกุลเงิน และเปิดเลตเตอร์ออฟเครดิตถ้ามีสักฉบับ

นั่นเปลี่ยนมาตรฐาน ใบเสนอราคาจะประมาณการไว้ก็ยังมีประโยชน์ได้ PI ที่มีช่องใดช่องหนึ่งเป็นค่าประมาณจะกลายเป็นคำถามเรื่องการชำระเงิน จากนั้นเป็นอีเมลคุยกันหลายรอบ จากนั้นเป็นเงินมัดจำที่ล่าช้า

มีสี่สิ่งที่ต้องเป็นจริงก่อน PI จะออกไปได้:

• ตรงกับใบเสนอราคาในเรื่องราคา เงื่อนไข และขอบเขตงาน
• ทุกจำนวนกระทบยอดกัน: จำนวนเครื่อง จำนวนกล่อง จำนวนต่อกล่อง
• Incoterm มีชื่อสถานที่กำกับ ไม่ใช่แค่รหัสสามตัวอักษร
• เงื่อนไขทางการค้าที่มีผลต่อการเคลม โดยเฉพาะการรับประกัน ปรากฏอยู่บนเอกสาร

รายการช่อง

ช่อง	สิ่งที่ต้องระบุ	สิ่งที่ผิดพลาด
คู่สัญญา	ชื่อนิติบุคคลและที่อยู่ของทั้งสองฝ่าย	ใช้ชื่อทางการค้าฝ่ายเดียว ไม่มีนิติบุคคล
หมายเลขและวันที่	เลขที่อ้างอิงของ PI และวันที่ออก	ไม่มีเลขที่อ้างอิง จึงไม่มีใครจับคู่กับการชำระเงินได้
ระยะเวลามีผล	ราคายังมีผลอยู่นานเท่าไร	ปลายเปิด แล้วปรับราคาใหม่หลังผู้ซื้อตั้งงบแล้ว
สินค้า	รุ่น คำบรรยาย รหัสพิกัด	มีแต่คำบรรยาย ไม่มีรหัสรุ่น
จำนวน	จำนวนเครื่อง และจำนวนกล่องพร้อมจำนวนต่อกล่อง	มีแต่จำนวนเครื่อง ผู้รับจัดการขนส่งจึงไม่มีจำนวนกล่อง
ราคา	ราคาต่อหน่วย สกุลเงิน ยอดรวม	สกุลเงินต้องเดาจากบริบท
Incoterm	เงื่อนไข และ ชื่อสถานที่	”FOB” ที่ไม่มีท่าเรือ
การชำระเงิน	เปอร์เซ็นต์เงินมัดจำ เงื่อนไขการจ่ายยอดคงเหลือ	”30/70” โดยไม่บอกว่า 70 เปอร์เซ็นต์ของอะไร หรือเมื่อไร
ระยะเวลาดำเนินการ	นับเป็นวันจากเหตุการณ์ใด	”25 วัน” จากจุดเริ่มต้นที่ไม่ได้ระบุ
การบรรจุ	จำนวนกล่อง ขนาด น้ำหนักรวมและน้ำหนักสุทธิ	ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของใบรายการบรรจุสินค้าที่ยังไม่มีอยู่
การรับประกัน	ระยะเวลา แยกตามแพลตฟอร์ม	มีอยู่ในแคตตาล็อก แต่ไม่มีที่นี่
ข้อมูลธนาคาร	เลขบัญชี SWIFT ชื่อผู้รับประโยชน์ที่ตรงกับผู้ขาย	ชื่อผู้รับประโยชน์ต่างจากที่อยู่ในใบแจ้งหนี้

สามช่องที่ทำให้คำสั่งซื้อหยุด

Incoterm ที่ไม่มีสถานที่ “FOB” คือเงื่อนไขครึ่งเดียว FOB Shenzhen กับ FOB Ningbo เป็นราคาที่ต่างกัน และผู้ซื้อคำนวณต้นทุนถึงปลายทางไม่ได้ถ้าไม่มีท่าเรือ หลักเดียวกันใช้กับ DDP: สถานที่คือที่อยู่จัดส่ง และมันเปลี่ยนราคามากกว่าตัวเงื่อนไขเสียอีก

กล่องที่ไม่กระทบยอดกับจำนวนเครื่อง คำสั่งซื้อ 504 เครื่อง ที่ 18 เครื่องต่อกล่อง คือ 28 กล่อง ถ้า PI ระบุ 504 เครื่อง และใบรายการบรรจุสินค้าภายหลังระบุ 26 กล่อง จะมีคนต้องอธิบายส่วนต่างก่อนจองตู้คอนเทนเนอร์ และคำตอบมักเป็นเครื่องสำรองที่ไม่มีใครลงไว้ ให้ใส่บรรทัดเครื่องสำรองไว้บน PI

เงื่อนไขการรับประกันที่ไม่เคยมาถึง ใบเสนอราคาที่พูดถึงสองปี กับ PI ที่ไม่พูดถึงอะไรเลย ทำให้การรับประกันหลุดออกจากสัญญา เมื่อมีการเคลมสิบแปดเดือนต่อมา ผู้ซื้อหยิบใบเสนอราคาออกมา และซัพพลายเออร์หยิบ PI ออกมา

เงื่อนไขการชำระเงินที่เขียนแล้วอ่านผิดไม่ได้

“30/70” เป็นคำย่อที่พอดีในหนึ่งประโยคและก่อให้เกิดการเถียงกัน ให้เขียนเป็นข้อเท็จจริงสามข้อ:

• เปอร์เซ็นต์เงินมัดจำและสกุลเงิน และอะไรเป็นตัวกระตุ้น: การลงนามใน PI หรือใบสั่งซื้อ
• เปอร์เซ็นต์ยอดคงเหลือและเงื่อนไขการจ่าย: ก่อนการจัดส่ง เทียบกับสำเนาใบตราส่งสินค้า หรือเมื่อสินค้าถึง
• ใครจ่ายค่าธรรมเนียมธนาคาร และจ่ายที่ปลายทางใด

เงื่อนไขการจ่ายสำคัญกว่าตัวเปอร์เซ็นต์ ยอดคงเหลือ 70 เปอร์เซ็นต์แบบ “ก่อนการจัดส่ง” เป็นดีลที่ต่างจาก 70 เปอร์เซ็นต์แบบ “เทียบกับเอกสาร” และทั้งสองแบบถูกเขียนว่า 70 เปอร์เซ็นต์ในอีเมลส่วนใหญ่

รหัสพิกัดอยู่ตรงไหน

รหัสพิกัดต้องอยู่บน PI แม้ว่านายหน้าศุลกากรจะเป็นผู้สำแดง เพราะทีมการเงินของผู้ซื้อต้องใช้มันประมาณอากร และนายหน้าศุลกากรของผู้ซื้อต้องใช้มันก่อนสินค้าจะเคลื่อน

มันยังปกป้องคุณด้วย PI ที่มีรหัสและคำบรรยายที่สอดคล้องกับรหัสนั้นถูกจัดประเภทใหม่ภายหลังได้ยากกว่า ถ้ารหัสยังไม่นิ่ง ให้เขียนรหัสที่คุณตั้งใจจะสำแดงและกำกับว่าเป็นไปตามการยืนยันของนายหน้า แทนที่จะปล่อยช่องนั้นว่าง

สิ่งที่เราลงบน PI ของเรา

เราออก PI พร้อมชื่อนิติบุคคล เลขที่อ้างอิงและระยะเวลามีผล รุ่นและรหัสพิกัด จำนวนเครื่องและจำนวนกล่องพร้อมบรรทัดเครื่องสำรอง Incoterm และชื่อสถานที่ สัดส่วนการชำระเงินพร้อมเงื่อนไขการจ่าย ระยะเวลาดำเนินการที่นับจากการรับเงินมัดจำ ข้อมูลการบรรจุ เงื่อนไขการรับประกันแยกตามแพลตฟอร์ม และข้อมูลธนาคารที่ชื่อผู้รับประโยชน์ตรงกับผู้ขาย

สิ่งที่เราไม่ทำคือการออก PI จากใบเสนอราคาที่ยังไม่ได้ตกลงกัน หรือปล่อยให้ PI ออกไปทั้งที่มีช่องที่ใบเสนอราคายังเปิดอยู่

ถ้าคำสั่งซื้อนั้นต้องการชุดเอกสารส่งออกต่อ เอกสารห้าฉบับที่เดินทางไปกับทุกกล่อง คือบทอ่านคู่กัน และ ทำไม CBM ที่วัดได้จึงดีกว่า CBM ที่คำนวณ อธิบายปริมาตรที่บรรทัดการบรรจุบน PI ควรสะท้อน สำหรับเงื่อนไขทางการค้าเบื้องหลังราคา เงื่อนไขการรับประกัน และ กระบวนการ OEM/ODM ครอบคลุมสองช่องที่ถูกละไว้บ่อยที่สุด