ما ينبغي أن تتضمنه الفاتورة الأولية (PI) لطلب IPL

الإجابة المختصرة: الفاتورة الأولية (PI) هي المستند الذي يقرأه فريق المالية لدى المشتري قبل أن يتحرك أي مال. عليها أن تنص على الشروط التجارية نفسها الواردة في عرض السعر، وأن تحمل شرط Incoterm مع مكان مسمى، وأن تطابق الوحدات مع الكراتين. والحقول التي يقع فيها الخطأ هي نفسها في كل مشروع.

لماذا تكون PI أهم من عرض السعر

عرض السعر يفتح محادثة. أما الفاتورة الأولية فهي ما يستخدمه قسم المالية لدى المشتري لرفع الدفعة، وحجز العملة، وفتح خطاب اعتماد إن وُجد.

وهذا يغيّر المعيار. عرض السعر يمكن أن يكون تقريبيًا ويظل مفيدًا. أما PI يحمل حقلًا تقريبيًا فيصير استفسارًا بشأن الدفع، ثم سلسلة رسائل بريد إلكتروني، ثم دفعة متأخرة.

أربعة أمور يجب أن تتحقق قبل أن تصدر PI:

• أن تطابق عرض السعر في السعر والمدة والنطاق.
• أن تتوافق كل كمية: الوحدات، والكراتين، وعدد الوحدات في الكرتون.
• أن يُذكر Incoterm مع مكان مسمى، لا مجرد رمز من ثلاثة أحرف.
• أن تظهر فيها الشروط التجارية التي تؤثر على أي مطالبة، ولا سيما الضمان.

قائمة الحقول

الحقل	ما يجب أن ينص عليه	ما يقع من خطأ
الأطراف	أسماء الكيانات القانونية وعناوينها للطرفين	اسم تجاري لأحد الطرفين، دون كيان قانوني
الرقم والتاريخ	مرجع PI وتاريخ الإصدار	لا مرجع، فلا يستطيع أحد مطابقته بأي دفعة
الصلاحية	المدة التي يظل السعر صالحًا خلالها	صلاحية مفتوحة، ثم إعادة تسعير بعد أن يضع المشتري ميزانيته
المنتج	الطراز والوصف ورمز التعريفة	وصف فقط، دون رمز الطراز
الكمية	الوحدات، والكراتين مع عدد الوحدات في الكرتون	وحدات فقط، فلا يكون لدى وكيل الشحن عدد كراتين
السعر	سعر الوحدة والعملة والإجمالي	العملة مفهومة من السياق وحده
Incoterm	الشرط و المكان المسمى	”FOB” دون ميناء
الدفع	نسبة الدفعة المقدمة، وما يستدعي الرصيد	”30/70” دون بيان 70 في المئة من ماذا، أو متى
مدة التجهيز	عدد الأيام ومن أي حدث تُحسب	”25 يومًا” من نقطة بداية غير مذكورة
التعبئة	الكراتين والأبعاد والوزن الإجمالي والصافي	تُترك لقائمة تعبئة غير موجودة بعد
الضمان	المدة، لكل منصة	موجود في الكتالوج، وغائب هنا
البيانات المصرفية	الحساب وSWIFT واسم المستفيد مطابقًا للبائع	اسم مستفيد يختلف عمّا في الفاتورة

الحقول الثلاثة التي توقف الطلبات

شرط Incoterm بلا مكان. “FOB” نصف شرط. FOB Shenzhen وFOB Ningbo سعران مختلفان، ولا يستطيع المشتري حساب التكلفة الواصلة دون الميناء. والأمر نفسه ينطبق على DDP: فالمكان هو عنوان التسليم، وهو يغيّر السعر أكثر مما يغيّره الشرط نفسه.

كراتين لا تتوافق مع الوحدات. طلب من 504 وحدات بواقع 18 في الكرتون يساوي 28 كرتونًا. فإذا ذكرت PI 504 وحدات ثم ذكرت قائمة التعبئة لاحقًا 26 كرتونًا، فعلى أحدهم أن يفسّر الفرق قبل حجز الحاوية، والجواب عادةً وحدات احتياطية لم تُدرج أبدًا. أدرج سطر الاحتياطي في PI.

مدة الضمان التي لا تصل أبدًا. عرض سعر يذكر سنتين وPI لا تذكر شيئًا يتركان الضمان خارج العقد. وعندما تأتي مطالبة بعد ثمانية عشر شهرًا، يُخرج المشتري عرض السعر ويُخرج المورد الفاتورة الأولية.

شروط الدفع، مكتوبة بحيث لا تُقرأ خطأً

“30/70” اختصار يتسع لجملة ويولّد خلافات. اكتبه على هيئة ثلاث حقائق:

• نسبة الدفعة المقدمة والعملة، وما يستدعيها: توقيع PI، أو أمر شراء (PO).
• نسبة الرصيد، وما يستدعيه: قبل الشحن، أو مقابل نسخة من بوليصة الشحن، أو عند الوصول.
• من يدفع المصاريف المصرفية، وفي أي طرف.

وما يستدعي الدفع أهم من النسبة نفسها. فرصيد 70 في المئة “قبل الشحن” صفقة مختلفة عن 70 في المئة “مقابل مستندات”، وكلتاهما تُكتب 70 في المئة في معظم رسائل البريد.

أين يقع رمز التعريفة

رمز التعريفة يخص PI حتى لو كان الوسيط هو من يصرّح به، لأن فريق المالية لدى المشتري يحتاجه لتقدير الرسوم، ووسيط جمارك المشتري يحتاجه قبل أن تتحرك البضاعة.

وهو يحميك أيضًا. فـPI تحمل رمزًا ووصفًا متسقًا معه يكون إعادة تصنيفها لاحقًا أصعب. وإن كان الرمز لا يزال مفتوحًا، فاكتب الرمز الذي تنوي التصريح به وأشِر إلى أنه رهن تأكيد الوسيط، بدلًا من ترك الحقل فارغًا.

ما نضعه في فاتورتنا

نصدر PI بالكيانات القانونية، والمرجع والصلاحية، والطراز ورمز التعريفة، والوحدات والكراتين مع سطر الاحتياطي، وشرط Incoterm والمكان المسمى، وتقسيم الدفع مع ما يستدعيه، ومدة التجهيز محسوبة من استلام الدفعة المقدمة، وبيانات التعبئة، ومدة الضمان لكل منصة، وبيانات مصرفية يطابق اسم المستفيد فيها البائع.

وما لا نفعله هو إصدار PI من عرض سعر لم يُتفق عليه، أو ترك PI تخرج بحقل تركه عرض السعر مفتوحًا.

وإن كان الطلب بعد ذلك يحتاج مجموعته التصديرية، فـالمستندات الخمسة التي ترافق كل كرتون قراءة مصاحبة، ولماذا يتفوق CBM المقيس على CBM المحسوب يشرح الحجم الذي ينبغي أن يعكسه سطر التعبئة في PI. أما الشروط التجارية الكامنة وراء السعر، فـشروط الضمان وعملية OEM/ODM يغطيان الحقلين الأكثر إغفالًا.