Co patří do proforma faktury k objednávce IPL

Stručná odpověď: proforma faktura je dokument, který finanční tým kupujícího čte dřív, než se pohne jakákoli platba. Musí uvádět stejné obchodní podmínky jako nabídka, nést Incoterm s uvedeným místem a sladit kusy s kartony. Pole, která se pokazí, jsou u každého projektu stejná.

Proč je PI důležitější než nabídka

Nabídka otevírá rozhovor. Proforma fakturu používá finanční oddělení kupujícího k vystavení platby, zaúčtování měny a otevření akreditivu, pokud nějaký je.

Tím se mění měřítko. Nabídka může být přibližná a pořád užitečná. PI s přibližným polem se změní v dotaz k platbě, pak v e-mailové vlákno a pak v odloženou zálohu.

Než PI odejde, musí platit čtyři věci:

• Sedí s nabídkou v ceně, termínu a rozsahu.
• Každé množství sedí: kusy, kartony, kusy v kartonu.
• Incoterm je uveden s místem, ne jen jako třímístný kód.
• Obchodní podmínky, které ovlivňují reklamaci, zejména záruka, jsou na něm uvedené.

Seznam polí

Pole	Co musí uvádět	Co se pokazí
Strany	Názvy právnických osob a adresy obou stran	Obchodní jméno na jedné straně, žádná právnická osoba
Číslo a datum	Reference PI a datum vystavení	Žádná reference, takže ji nikdo nepřiřadí k platbě
Platnost	Jak dlouho cena platí	Bez omezení, pak se přecení poté, co kupující sestaví rozpočet
Produkt	Model, popis, celní kód	Jen popis, žádný kód modelu
Množství	Kusy a kartony s počtem kusů v kartonu	Jen kusy, takže špeditér nemá počet kartonů
Cena	Jednotková cena, měna, celkem	Měna vyplývající z kontextu
Incoterm	Termín a uvedené místo	„FOB“ bez přístavu
Platba	Procento zálohy, spouštěč doplatku	„30/70“ bez uvedení, 70 procent z čeho a kdy
Dodací lhůta	Dny od jaké události	„25 dní“ od neuvedeného začátku
Balení	Kartony, rozměry, hrubá a čistá hmotnost	Ponecháno balicímu listu, který ještě neexistuje
Záruka	Lhůta, pro každou platformu	V katalogu je, tady chybí
Bankovní údaje	Účet, SWIFT, jméno příjemce shodné s prodávajícím	Jméno příjemce odlišné od faktury

Tři pole, která zastaví objednávky

Incoterm bez místa. „FOB“ je polovina termínu. FOB Shenzhen a FOB Ningbo jsou různé ceny a kupující bez přístavu nemůže spočítat celkové náklady na dodání. Totéž platí pro DDP: místem je dodací adresa a ta mění cenu víc než samotný termín.

Kartony, které nesedí s kusy. Objednávka 504 kusů při 18 kusech v kartonu je 28 kartonů. Pokud PI uvádí 504 kusů a balicí list později 26 kartonů, musí někdo rozdíl vysvětlit dřív, než se rezervuje kontejner, a odpovědí jsou obvykle náhradní kusy, které nebyly nikde uvedené. Dejte řádek s náhradními kusy na PI.

Záruční lhůta, která nikdy nedorazí. Nabídka, která zmiňuje dva roky, a PI, které nezmiňuje nic, nechávají záruku mimo smlouvu. Když přijde reklamace o osmnáct měsíců později, kupující vytáhne nabídku a dodavatel PI.

Platební podmínky napsané tak, aby se nedaly vyložit špatně

„30/70“ je zkratka, která se vejde do věty a vyvolává hádky. Napište ji jako tři fakta:

• Procento zálohy a měnu a co ji spouští: podpis PI, nebo nákupní objednávka.
• Procento doplatku a jeho spouštěč: před odesláním, proti kopii nákladního listu, nebo při doručení.
• Kdo platí bankovní poplatky a na které straně.

Spouštěč je důležitější než procento. Doplatek 70 procent „před odesláním“ je jiná dohoda než 70 procent „proti dokumentům“ a obojí se ve většině e-mailů píše jako 70 procent.

Kde je celní kód

Celní kód patří na PI, i když ho deklaruje deklarant, protože finanční tým kupujícího ho potřebuje pro odhad cla a celní deklarant kupujícího ho potřebuje dřív, než se zboží pohne.

Chrání to i vás. PI, které nese kód a popis, jenž s ním je v souladu, se později těžko překlasifikuje. Pokud kód ještě není jistý, napište kód, který hodláte deklarovat, a označte ho jako podléhající potvrzení deklaranta, místo abyste pole nechali prázdné.

Co uvádíme na tom našem

PI vystavujeme s právnickými osobami, referencí a platností, modelem a celním kódem, kusy a kartony včetně řádku s náhradními kusy, Incotermem a uvedeným místem, rozdělením platby se spouštěči, dodací lhůtou počítanou od přijetí zálohy, údaji o balení, záruční lhůtou pro každou platformu a bankovními údaji, jejichž příjemce je shodný s prodávajícím.

Co neděláme: nevystavujeme PI z nabídky, na které se nikdo nedohodl, a nenecháváme PI odejít s polem, které nabídka nechala otevřené.

Pokud pak objednávka potřebuje svůj exportní soubor, pět dokumentů, které cestují s každým kartonem je doprovodné čtení a proč měřený CBM poráží vypočtený CBM vysvětluje objem, který by měl řádek o balení na PI odrážet. Pro obchodní podmínky za cenou pokrývají záruční podmínky a proces OEM/ODM dvě pole, která se vynechávají nejčastěji.