Hóa đơn chiếu lệ cho một đơn hàng IPL cần có những gì

Trả lời ngắn: hóa đơn chiếu lệ là tài liệu mà đội tài chính của người mua đọc trước khi có bất kỳ khoản tiền nào được chuyển. Nó phải nêu đúng các điều kiện thương mại như báo giá, phải ghi Incoterm kèm địa điểm cụ thể, và phải khớp số lượng đơn vị với số thùng. Những trường hay sai đều giống nhau ở mọi dự án.

Vì sao PI quan trọng hơn báo giá

Báo giá chỉ mở ra một cuộc trao đổi. Hóa đơn chiếu lệ là thứ bộ phận tài chính của người mua dùng để lập lệnh thanh toán, ghi nhận loại ngoại tệ và mở thư tín dụng nếu có.

Điều đó làm thay đổi tiêu chuẩn. Báo giá có thể chỉ là xấp xỉ mà vẫn hữu ích. Một PI có trường xấp xỉ sẽ thành một câu hỏi về thanh toán, rồi thành một chuỗi email, rồi thành một khoản đặt cọc bị chậm.

Bốn điều phải đúng trước khi một PI được gửi đi:

• Khớp với báo giá về giá, thời hạn và phạm vi.
• Mọi số lượng đều khớp: số đơn vị, số thùng, số đơn vị mỗi thùng.
• Incoterm được ghi kèm địa điểm, không chỉ là một mã ba chữ cái.
• Các điều kiện thương mại ảnh hưởng đến khiếu nại, đặc biệt là bảo hành, phải xuất hiện trên đó.

Danh sách các trường

Trường	Nội dung phải ghi	Chỗ hay sai
Bên tham gia	Tên pháp nhân và địa chỉ của cả hai bên	Một bên chỉ ghi tên thương mại, không có pháp nhân
Số và ngày	Số tham chiếu PI và ngày phát hành	Không có số tham chiếu nên không ai đối chiếu được với một khoản thanh toán
Hiệu lực	Giá được giữ trong bao lâu	Không ghi thời hạn, rồi bị định giá lại sau khi người mua đã lập ngân sách
Sản phẩm	Model, mô tả, mã biểu thuế	Chỉ có mô tả, không có mã model
Số lượng	Số đơn vị, và số thùng kèm số đơn vị mỗi thùng	Chỉ có số đơn vị nên đơn vị giao nhận không có số thùng
Giá	Đơn giá, loại tiền, tổng cộng	Loại tiền phải suy ra từ ngữ cảnh
Incoterm	Điều kiện và địa điểm cụ thể	”FOB” mà không có cảng
Thanh toán	Tỷ lệ đặt cọc, điều kiện trả phần còn lại	”30/70” mà không nói 70 phần trăm của cái gì, hay khi nào
Thời gian giao hàng	Số ngày tính từ sự kiện nào	”25 ngày” tính từ một mốc không được nêu
Đóng gói	Số thùng, kích thước, trọng lượng cả bì và tịnh	Để cho danh sách đóng gói vốn chưa tồn tại
Bảo hành	Thời hạn, theo từng nền tảng	Có trong catalogue, nhưng vắng mặt ở đây
Thông tin ngân hàng	Số tài khoản, SWIFT, tên người thụ hưởng khớp với người bán	Tên người thụ hưởng khác với trên hóa đơn

Ba trường làm đơn hàng dừng lại

Incoterm thiếu địa điểm. “FOB” chỉ là nửa điều kiện. FOB Shenzhen và FOB Ningbo là hai mức giá khác nhau, và người mua không thể tính chi phí hàng về đến nơi nếu thiếu cảng. Điều này cũng đúng với DDP: địa điểm chính là địa chỉ giao hàng, và nó làm thay đổi giá nhiều hơn bản thân điều kiện.

Số thùng không khớp với số đơn vị. Một đơn hàng 504 đơn vị, 18 đơn vị mỗi thùng, là 28 thùng. Nếu PI ghi 504 đơn vị mà danh sách đóng gói sau đó ghi 26 thùng, phải có người giải thích chênh lệch đó trước khi đặt container, và câu trả lời thường là các đơn vị dự phòng chưa từng được liệt kê. Hãy đưa dòng dự phòng đó vào PI.

Thời hạn bảo hành không bao giờ đến nơi. Một báo giá ghi 2 năm, và một PI không ghi gì, khiến bảo hành không nằm trong hợp đồng. Khi khiếu nại đến 18 tháng sau, người mua đưa ra báo giá và nhà cung cấp đưa ra PI.

Điều khoản thanh toán, viết sao cho không thể hiểu sai

“30/70” là cách viết tắt vừa một câu và gây tranh cãi. Hãy viết thành ba dữ kiện:

• Tỷ lệ tiền đặt cọc và loại tiền, cùng điều gì kích hoạt nó: ký PI, hay một đơn đặt hàng.
• Tỷ lệ phần còn lại và điều kiện kích hoạt: trước khi giao hàng, đối chiếu bản sao vận đơn, hoặc khi hàng đến.
• Ai trả phí ngân hàng, và trả ở đầu nào.

Điều kiện kích hoạt quan trọng hơn tỷ lệ. Một khoản còn lại 70 phần trăm “trước khi giao hàng” là một thỏa thuận khác với 70 phần trăm “đối chiếu chứng từ”, và cả hai đều được viết là 70 phần trăm trong phần lớn email.

Mã biểu thuế nằm ở đâu

Mã biểu thuế phải nằm trên PI dù người khai hải quan mới là bên khai nó, vì đội tài chính của người mua cần mã đó để ước tính thuế và đại lý hải quan của người mua cần nó trước khi hàng di chuyển.

Nó cũng bảo vệ bạn. Một PI có mã và mô tả nhất quán với mã đó sẽ khó bị phân loại lại về sau. Nếu mã vẫn còn bỏ ngỏ, hãy ghi mã bạn định khai và đánh dấu là còn chờ người khai hải quan xác nhận, thay vì để trống trường đó.

Những gì chúng tôi ghi trên PI của mình

Chúng tôi phát hành PI với tên pháp nhân, số tham chiếu và hiệu lực, model và mã biểu thuế, số đơn vị và số thùng kèm dòng dự phòng, Incoterm và địa điểm cụ thể, cách chia thanh toán kèm điều kiện kích hoạt, thời gian giao hàng tính từ khi nhận tiền đặt cọc, dữ liệu đóng gói, thời hạn bảo hành theo từng nền tảng, và thông tin ngân hàng có người thụ hưởng khớp với người bán.

Điều chúng tôi không làm là phát hành PI từ một báo giá chưa được thống nhất, hoặc để một PI được gửi đi với trường mà báo giá còn bỏ ngỏ.

Nếu sau đó đơn hàng cần bộ chứng từ xuất khẩu, năm chứng từ đi cùng mỗi thùng hàng là bài nên đọc kèm, và vì sao CBM đo thực tế đáng tin hơn CBM tính toán giải thích thể tích mà dòng đóng gói trên PI phải phản ánh. Về các điều kiện thương mại đằng sau giá, điều khoản bảo hành và quy trình OEM/ODM bao quát hai trường hay bị bỏ sót nhất.