Ce trebuie să conțină o factură proformă pentru o comandă IPL

Răspuns scurt: o factură proformă este documentul pe care echipa financiară a cumpărătorului îl citește înainte ca vreo sumă să se miște. Trebuie să declare aceleași condiții comerciale ca oferta, să poarte un Incoterm cu un loc numit și să reconcilieze unitățile cu cartoanele. Câmpurile care ies greșit sunt aceleași la fiecare proiect.

De ce PI contează mai mult decât oferta

O ofertă deschide o conversație. O factură proformă este ceea ce folosește departamentul financiar al cumpărătorului pentru a iniția plata, a rezerva valuta și a deschide un acreditiv, dacă există unul.

Asta schimbă standardul. O ofertă poate fi aproximativă și tot utilă. Un PI cu un câmp aproximativ devine o interogare de plată, apoi un fir de e-mailuri, apoi un avans întârziat.

Patru lucruri trebuie să fie adevărate înainte ca un PI să plece:

• Se potrivește cu oferta la preț, termen și scop.
• Fiecare cantitate se reconciliază: unități, cartoane, unități pe carton.
• Incotermul este numit cu un loc, nu doar cu un cod din trei litere.
• Condițiile comerciale care afectează o reclamație, în special garanția, apar pe el.

Lista de câmpuri

Câmp	Ce trebuie să declare	Ce merge greșit
Părți	Denumirile juridice și adresele ambelor părți	Denumire comercială pe o parte, fără entitate juridică
Număr și dată	Referința PI și data emiterii	Fără referință, deci nimeni nu o poate potrivi cu o plată
Valabilitate	Cât timp ține prețul	Nedeterminată, apoi re-prețuită după ce cumpărătorul își face bugetul
Produs	Model, descriere, cod tarifar	Doar descriere, fără cod de model
Cantitate	Unități și cartoane cu unități pe carton	Doar unități, deci expeditorul nu are număr de cartoane
Preț	Preț unitar, valută, total	Valută implicită din context
Incoterm	Termenul și locul numit	”FOB” fără port
Plată	Procentul avansului, declanșatorul soldului	”30/70” fără a spune 70 la sută din ce, sau când
Termen de livrare	Zile de la care eveniment	”25 de zile” de la un început nedeclarat
Ambalare	Cartoane, dimensiuni, greutate brută și netă	Lăsate pe seama listei de ambalare care nu există încă
Garanție	Termenul, pe platformă	Prezent în catalog, absent aici
Date bancare	Cont, SWIFT, beneficiar care corespunde vânzătorului	Numele beneficiarului diferă de cel de pe factură

Cele trei câmpuri care blochează comenzile

Incotermul fără un loc. “FOB” este jumătate de termen. FOB Shenzhen și FOB Ningbo sunt prețuri diferite, iar un cumpărător nu poate calcula costul la destinație fără port. Același lucru se aplică la DDP: locul este adresa de livrare și schimbă prețul mai mult decât o face termenul.

Cartoane care nu se reconciliază cu unitățile. O comandă de 504 unități la 18 pe carton înseamnă 28 de cartoane. Dacă PI spune 504 unități, iar lista de ambalare spune mai târziu 26 de cartoane, cineva trebuie să explice diferența înainte ca containerul să fie rezervat, iar răspunsul este de obicei unități de rezervă care nu au fost niciodată listate. Pune linia de rezervă pe PI.

Termenul de garanție care nu ajunge niciodată. O ofertă care menționează doi ani și un PI care nu menționează nimic lasă garanția în afara contractului. Când apare o reclamație optsprezece luni mai târziu, cumpărătorul produce oferta, iar furnizorul produce PI.

Condiții de plată, scrise astfel încât să nu poată fi citite greșit

“30/70” este o prescurtare care încape într-o frază și provoacă dispute. Scrie-o ca trei fapte:

• Procentul avansului și valuta, și ce îl declanșează: semnarea PI, sau o comandă de achiziție.
• Procentul soldului și declanșatorul: înainte de expediere, contra unei copii a cunoașterii de expediție, sau la sosire.
• Cine plătește comisioanele bancare și la care capăt.

Declanșatorul contează mai mult decât procentul. Un sold de 70 la sută “înainte de expediere” este o altă afacere decât 70 la sută “contra documentelor”, iar ambele sunt scrise ca 70 la sută în majoritatea e-mailurilor.

Unde stă codul tarifar

Codul tarifar își are locul pe PI chiar dacă brokerul îl declară, pentru că echipa financiară a cumpărătorului are nevoie de el pentru estimarea taxelor, iar brokerul vamal al cumpărătorului are nevoie de el înainte ca mărfurile să se miște.

Te protejează și pe tine. Un PI care poartă un cod și o descriere consecventă cu el este mai greu de reclasificat mai târziu. Dacă codul este încă deschis, scrie codul pe care intenționezi să îl declari și marchează-l ca supus confirmării brokerului, în loc să lași câmpul gol.

Ce punem pe al nostru

Emitem PI cu entitățile juridice, referința și valabilitatea, modelul și codul tarifar, unitățile și cartoanele cu linia de rezervă, Incotermul și locul numit, împărțirea plății cu declanșatori, termenul de livrare numărat de la primirea avansului, datele de ambalare, termenul de garanție pe platformă și datele bancare al căror beneficiar corespunde vânzătorului.

Ce nu facem este să emitem un PI dintr-o ofertă care nu a fost agreată sau să lăsăm un PI să plece cu un câmp pe care oferta l-a lăsat deschis.

Dacă apoi comanda are nevoie de setul ei de export, cele cinci documente care călătoresc cu fiecare carton este lectura însoțitoare, iar de ce CBM măsurat bate CBM calculat explică volumul pe care ar trebui să îl reflecte linia de ambalare din PI. Pentru condițiile comerciale din spatele prețului, condițiile de garanție și procesul OEM/ODM acoperă cele două câmpuri cel mai des omise.