Apa yang Harus Ada dalam Proforma Invoice untuk Pesanan IPL

Jawaban singkat: proforma invoice adalah dokumen yang dibaca tim keuangan pembeli sebelum ada uang yang berpindah. Dokumen ini harus menyatakan syarat komersial yang sama dengan penawaran, memuat Incoterm dengan nama tempat, dan mencocokkan unit dengan karton. Kolom yang bermasalah selalu sama di setiap proyek.

Mengapa PI lebih penting daripada penawaran

Penawaran membuka percakapan. Proforma invoice adalah yang dipakai departemen keuangan pembeli untuk menerbitkan pembayaran, memesan mata uang, dan membuka L/C jika ada.

Itu mengubah standarnya. Penawaran boleh bersifat perkiraan dan tetap berguna. PI dengan satu kolom yang bersifat perkiraan berubah menjadi pertanyaan pembayaran, lalu rangkaian email, lalu uang muka yang tertunda.

Ada empat hal yang harus benar sebelum PI dikirim:

• Isinya cocok dengan penawaran pada harga, syarat, dan cakupan.
• Setiap jumlah cocok: unit, karton, unit per karton.
• Incoterm disebut dengan nama tempat, bukan hanya kode tiga huruf.
• Syarat komersial yang memengaruhi klaim, terutama garansi, tercantum di dalamnya.

Daftar kolom

Kolom	Apa yang harus dinyatakan	Apa yang salah
Pihak	Nama entitas hukum dan alamat kedua belah pihak	Nama dagang di satu sisi, tanpa entitas hukum
Nomor dan tanggal	Referensi PI dan tanggal penerbitan	Tanpa referensi, sehingga tidak ada yang bisa mencocokkannya dengan pembayaran
Masa berlaku	Berapa lama harga berlaku	Tanpa batas, lalu harga diubah setelah pembeli menyusun anggaran
Produk	Model, deskripsi, kode tarif	Hanya deskripsi, tanpa kode model
Jumlah	Unit, dan karton dengan unit per karton	Hanya unit, sehingga forwarder tidak punya jumlah karton
Harga	Harga satuan, mata uang, total	Mata uang hanya disimpulkan dari konteks
Incoterm	Istilahnya dan nama tempat	”FOB” tanpa pelabuhan
Pembayaran	Persentase uang muka, pemicu pelunasan	”30/70” tanpa menyebut 70 persen dari apa, atau kapan
Lead time	Hari dihitung dari peristiwa mana	”25 hari” dari titik awal yang tidak disebutkan
Pengepakan	Karton, dimensi, berat kotor dan bersih	Diserahkan ke packing list yang belum ada
Garansi	Syaratnya, per platform	Ada di katalog, tidak ada di sini
Detail bank	Rekening, SWIFT, nama penerima yang sama dengan penjual	Nama penerima berbeda dari invoice

Tiga kolom yang menghentikan pesanan

Incoterm tanpa tempat. “FOB” adalah setengah istilah. FOB Shenzhen dan FOB Ningbo adalah harga yang berbeda, dan pembeli tidak bisa menghitung landed cost tanpa pelabuhan. Hal yang sama berlaku untuk DDP: tempatnya adalah alamat pengiriman, dan itu mengubah harga lebih besar daripada istilahnya.

Karton yang tidak cocok dengan unit. Pesanan 504 unit dengan 18 per karton adalah 28 karton. Jika PI menyebut 504 unit dan packing list kemudian menyebut 26 karton, seseorang harus menjelaskan selisihnya sebelum kontainer dipesan, dan jawabannya biasanya unit cadangan yang tidak pernah dicantumkan. Cantumkan baris cadangan itu di PI.

Syarat garansi yang tidak pernah sampai. Penawaran yang menyebut dua tahun, dan PI yang tidak menyebut apa pun, membuat garansi berada di luar kontrak. Ketika klaim datang delapan belas bulan kemudian, pembeli menunjukkan penawaran dan pemasok menunjukkan PI.

Syarat pembayaran, ditulis agar tidak bisa salah baca

“30/70” adalah singkatan yang muat dalam satu kalimat dan menimbulkan perdebatan. Tulis sebagai tiga fakta:

• Persentase uang muka dan mata uangnya, serta apa pemicunya: tanda tangan PI, atau purchase order.
• Persentase pelunasan, dan pemicunya: sebelum pengapalan, terhadap salinan bill of lading, atau saat kedatangan.
• Siapa yang membayar biaya bank, dan di sisi mana.

Pemicunya lebih penting daripada persentasenya. Pelunasan 70 persen “sebelum pengapalan” adalah kesepakatan yang berbeda dari 70 persen “terhadap dokumen”, dan keduanya ditulis sebagai 70 persen di sebagian besar email.

Di mana kode tarif berada

Kode tarif harus ada di PI walaupun broker yang mendeklarasikannya, karena tim keuangan pembeli membutuhkannya untuk estimasi bea masuk dan broker kepabeanan pembeli membutuhkannya sebelum barang bergerak.

Ini juga melindungi Anda. PI yang memuat kode dan deskripsi yang konsisten dengannya lebih sulit direklasifikasi nanti. Jika kodenya masih terbuka, tulis kode yang ingin Anda deklarasikan dan tandai sebagai menunggu konfirmasi broker, daripada membiarkan kolomnya kosong.

Apa yang kami cantumkan di PI kami

Kami menerbitkan PI dengan entitas hukum, referensi dan masa berlaku, model dan kode tarif, unit dan karton beserta baris cadangan, Incoterm dan nama tempat, pembagian pembayaran beserta pemicunya, lead time yang dihitung dari penerimaan uang muka, data pengepakan, syarat garansi per platform, dan detail bank yang penerimanya sama dengan penjual.

Yang tidak kami lakukan adalah menerbitkan PI dari penawaran yang belum disepakati, atau membiarkan PI keluar dengan kolom yang dibiarkan terbuka oleh penawaran.

Jika pesanan kemudian membutuhkan set ekspornya, lima dokumen yang menyertai setiap karton adalah bacaan pendampingnya, dan mengapa CBM terukur lebih baik daripada CBM terhitung menjelaskan volume yang harus tercermin di baris pengepakan PI. Untuk syarat komersial di balik harga, syarat garansi dan proses OEM/ODM mencakup dua kolom yang paling sering ditinggalkan.