Che cosa deve contenere una fattura proforma per un ordine IPL

Risposta breve: una fattura proforma è il documento che il team finance dell’acquirente legge prima che qualsiasi somma si muova. Deve indicare gli stessi termini commerciali del preventivo, riportare un Incoterm con il luogo indicato e far quadrare le unità con i cartoni. I campi che vanno storti sono gli stessi in ogni progetto.

Perché la PI conta più del preventivo

Un preventivo apre una conversazione. Una fattura proforma è ciò che l’ufficio finance dell’acquirente usa per disporre il pagamento, prenotare la valuta e aprire una lettera di credito, se ce n’è una.

Questo cambia lo standard. Un preventivo può essere approssimativo e restare utile. Una PI con un campo approssimativo diventa una richiesta di chiarimento sul pagamento, poi un filo di email, poi un acconto in ritardo.

Quattro cose devono essere vere prima che una PI parta:

• Coincide con il preventivo su prezzo, termine e ambito.
• Ogni quantità quadra: unità, cartoni, unità per cartone.
• L’Incoterm è indicato con un luogo, non solo con un codice di tre lettere.
• I termini commerciali che incidono su un reclamo, la garanzia in particolare, compaiono su di essa.

L’elenco dei campi

Campo	Che cosa deve indicare	Che cosa va storto
Parti	Ragioni sociali e indirizzi di entrambe le parti	Nome commerciale da un lato, nessuna ragione sociale
Numero e data	Riferimento della PI e data di emissione	Nessun riferimento, così nessuno può abbinarla a un pagamento
Validità	Per quanto tempo il prezzo tiene	A tempo indeterminato, poi riprezzato dopo che l’acquirente ha fatto il budget
Prodotto	Modello, descrizione, codice doganale	Solo descrizione, nessun codice modello
Quantità	Unità, e cartoni con unità per cartone	Solo unità, così lo spedizioniere non ha un conteggio dei cartoni
Prezzo	Prezzo unitario, valuta, totale	Valuta implicita dal contesto
Incoterm	Il termine e il luogo indicato	”FOB” senza porto
Pagamento	Percentuale di acconto, trigger del saldo	”30/70” senza dire il 70 percento di che cosa, né quando
Lead time	Giorni a partire da quale evento	”25 giorni” da un inizio non dichiarato
Imballo	Cartoni, dimensioni, peso lordo e netto	Lasciato alla packing list che non esiste ancora
Garanzia	Il termine, per piattaforma	Presente nel catalogo, assente qui
Dati bancari	Conto, SWIFT, nome del beneficiario che corrisponde al venditore	Nome del beneficiario diverso da quello in fattura

I tre campi che bloccano gli ordini

L’Incoterm senza luogo. “FOB” è mezzo termine. FOB Shenzhen e FOB Ningbo sono prezzi diversi, e un acquirente non può calcolare il costo landed senza il porto. Lo stesso vale per DDP: il luogo è l’indirizzo di consegna, e cambia il prezzo più del termine stesso.

Cartoni che non quadrano con le unità. Un ordine di 504 unità a 18 per cartone fa 28 cartoni. Se la PI dice 504 unità e la packing list poi dice 26 cartoni, qualcuno deve spiegare la differenza prima che il container venga prenotato, e la risposta di solito sono unità di ricambio che non sono mai state elencate. Metti la riga dei ricambi sulla PI.

Il termine di garanzia che non arriva mai. Un preventivo che menziona due anni e una PI che non menziona nulla lasciano la garanzia fuori dal contratto. Quando arriva un reclamo diciotto mesi dopo, l’acquirente produce il preventivo e il fornitore produce la PI.

Termini di pagamento, scritti in modo che non si possano fraintendere

“30/70” è una scorciatoia che sta in una frase e provoca discussioni. Scrivila come tre fatti:

• La percentuale di acconto e la valuta, e che cosa la fa scattare: la firma della PI, o un purchase order.
• La percentuale di saldo, e il trigger: prima della spedizione, contro copia della bill of lading, o all’arrivo.
• Chi paga le spese bancarie, e da quale parte.

Il trigger conta più della percentuale. Un saldo del 70 percento “prima della spedizione” è un affare diverso da un 70 percento “contro documenti”, e in quasi tutte le email entrambi sono scritti come 70 percento.

Dove sta il codice doganale

Il codice doganale va sulla PI anche se è il broker a dichiararlo, perché il team finance dell’acquirente ne ha bisogno per stimare i dazi e lo spedizioniere doganale dell’acquirente ne ha bisogno prima che la merce si muova.

Protegge anche te. Una PI che porta un codice e una descrizione coerente con esso è più difficile da riclassificare in seguito. Se il codice è ancora aperto, scrivi il codice che intendi dichiarare e marcalo come soggetto a conferma del broker, invece di lasciare il campo vuoto.

Che cosa mettiamo sulla nostra

La PI che emettiamo porta le ragioni sociali, il riferimento e la validità, il modello e il codice doganale, le unità e i cartoni con la riga dei ricambi, l’Incoterm e il luogo indicato, la suddivisione del pagamento con i trigger, il lead time contato dal ricevimento dell’acconto, i dati di imballo, il termine di garanzia per piattaforma, e dati bancari il cui beneficiario corrisponde al venditore.

Quello che non facciamo è emettere una PI da un preventivo che non è stato concordato, o lasciare che una PI parta con un campo che il preventivo ha lasciato aperto.

Se poi l’ordine ha bisogno del suo set export, i cinque documenti che viaggiano con ogni cartone è la lettura complementare, e perché il CBM misurato batte il CBM calcolato spiega il volume che la riga di imballo della PI dovrebbe riflettere. Per i termini commerciali dietro il prezzo, i termini di garanzia e il processo OEM/ODM coprono i due campi che restano fuori più spesso.