Qué debe incluir una factura proforma de un pedido de IPL

Respuesta corta: una factura proforma es el documento que el equipo financiero del comprador lee antes de que se mueva dinero. Tiene que indicar las mismas condiciones comerciales que la cotización, llevar un Incoterm con lugar designado y cuadrar las unidades con los cartones. Los campos que fallan son los mismos en todos los proyectos.

Por qué la PI importa más que la cotización

Una cotización abre una conversación. La factura proforma es lo que el departamento financiero del comprador usa para levantar el pago, reservar la divisa y abrir una carta de crédito si la hay.

Eso cambia el estándar. Una cotización puede ser aproximada y seguir siendo útil. Una PI con un campo aproximado se convierte en una consulta de pago, después en un hilo de correos y después en un anticipo retrasado.

Cuatro cosas tienen que ser ciertas antes de que salga una PI:

• Coincide con la cotización en precio, plazo y alcance.
• Cada cantidad cuadra: unidades, cartones, unidades por cartón.
• El Incoterm se nombra con un lugar, no solo con un código de tres letras.
• Las condiciones comerciales que afectan a una reclamación, en particular la garantía, aparecen en ella.

La lista de campos

Campo	Qué debe indicar	Qué falla
Partes	Razón social y direcciones de ambas partes	Nombre comercial en una parte, sin entidad jurídica
Número y fecha	Referencia de la PI y fecha de emisión	Sin referencia, así que nadie puede asociarla a un pago
Validez	Cuánto tiempo se mantiene el precio	Abierta, y luego se reajusta después de que el comprador haga su presupuesto
Producto	Modelo, descripción, código arancelario	Solo descripción, sin código de modelo
Cantidad	Unidades y cartones con las unidades por cartón	Solo unidades, así que el transitario no tiene recuento de cartones
Precio	Precio unitario, divisa, total	Divisa implícita por el contexto
Incoterm	El término y el lugar designado	«FOB» sin puerto
Pago	Porcentaje de anticipo, activador del saldo	«30/70» sin decir el 70 por ciento de qué ni cuándo
Plazo de entrega	Días desde qué hecho	«25 días» desde un inicio sin especificar
Embalaje	Cartones, dimensiones, peso bruto y neto	Remitido a la lista de empaque que todavía no existe
Garantía	El plazo, por plataforma	Presente en el catálogo, ausente aquí
Datos bancarios	Cuenta, SWIFT, nombre del beneficiario que coincide con el vendedor	Un nombre de beneficiario distinto del de la factura

Los tres campos que detienen pedidos

El Incoterm sin lugar. «FOB» es medio término. FOB Shenzhen y FOB Ningbo son precios distintos, y un comprador no puede calcular el coste de la mercancía puesta en destino sin el puerto. Lo mismo vale para DDP: el lugar es la dirección de entrega, y cambia el precio más que el propio término.

Cartones que no cuadran con las unidades. Un pedido de 504 unidades a 18 por cartón son 28 cartones. Si la PI dice 504 unidades y la lista de empaque dice luego 26 cartones, alguien tiene que explicar la diferencia antes de reservar el contenedor, y la respuesta suele ser unidades de repuesto que nunca se listaron. Pon la línea de repuesto en la PI.

El plazo de garantía que nunca llega. Una cotización que menciona dos años y una PI que no menciona nada dejan la garantía fuera del contrato. Cuando llega una reclamación dieciocho meses después, el comprador saca la cotización y el proveedor saca la PI.

Condiciones de pago, escritas para que no se malinterpreten

«30/70» es una abreviatura que cabe en una frase y provoca discusiones. Escríbela como tres hechos:

• El porcentaje del anticipo y la divisa, y qué lo activa: la firma de la PI o un pedido de compra.
• El porcentaje del saldo y el activador: antes del envío, contra una copia del conocimiento de embarque o a la llegada.
• Quién paga los gastos bancarios y en qué extremo.

El activador importa más que el porcentaje. Un saldo del 70 por ciento «antes del envío» es un trato distinto de un 70 por ciento «contra documentos», y los dos se escriben como 70 por ciento en la mayoría de los correos.

Dónde encaja el código arancelario

El código arancelario pertenece a la PI aunque sea el agente quien lo declare, porque el equipo financiero del comprador lo necesita para estimar los aranceles y el agente de aduanas del comprador lo necesita antes de que la mercancía se mueva.

También te protege. Una PI que lleva un código y una descripción coherentes con él es más difícil de reclasificar más adelante. Si el código sigue abierto, escribe el código que piensas declarar y márcalo como sujeto a confirmación del agente, en lugar de dejar el campo en blanco.

Qué ponemos en la nuestra

Emitimos la PI con las entidades jurídicas, la referencia y la validez, el modelo y el código arancelario, las unidades y los cartones con la línea de repuesto, el Incoterm y el lugar designado, el reparto de pago con sus activadores, el plazo de entrega contado desde la recepción del anticipo, los datos de embalaje, el plazo de garantía por plataforma y unos datos bancarios cuyo beneficiario coincide con el vendedor.

Lo que no hacemos es emitir una PI a partir de una cotización que no se ha acordado, ni dejar que una PI salga con un campo que la cotización dejó abierto.

Si el pedido necesita después su juego de exportación, los cinco documentos que viajan con cada cartón es la lectura complementaria, y por qué el CBM medido supera al CBM calculado explica el volumen que debería reflejar la línea de embalaje de la PI. Para las condiciones comerciales que hay detrás del precio, las condiciones de garantía y el proceso OEM/ODM cubren los dos campos que más a menudo se quedan fuera.