O que deve constar em uma proforma invoice de um pedido de IPL

Resposta curta: uma proforma invoice é o documento que o time financeiro do comprador lê antes de qualquer dinheiro se mover. Ela precisa declarar os mesmos termos comerciais da cotação, trazer um Incoterm com um local nomeado, e conciliar unidades com caixas. Os campos que dão errado são os mesmos em todo projeto.

Por que a PI importa mais que a cotação

Uma cotação abre uma conversa. Uma proforma invoice é o que o departamento financeiro do comprador usa para levantar o pagamento, fechar o câmbio e abrir uma carta de crédito, se houver uma.

Isso muda o padrão. Uma cotação pode ser aproximada e ainda ser útil. Uma PI com um campo aproximado vira uma dúvida de pagamento, depois uma sequência de e-mails, depois um depósito atrasado.

Quatro coisas precisam ser verdade antes de uma PI sair:

• Ela bate com a cotação em preço, prazo e escopo.
• Toda quantidade concilia: unidades, caixas, unidades por caixa.
• O Incoterm é nomeado com um local, não apenas um código de três letras.
• Os termos comerciais que afetam uma reclamação, a garantia em particular, aparecem nela.

A lista de campos

Campo	O que precisa constar	O que dá errado
Partes	Razões sociais e endereços de ambos os lados	Nome fantasia de um lado, sem pessoa jurídica
Número e data	Referência da PI e data de emissão	Sem referência, então ninguém consegue vinculá-la a um pagamento
Validade	Por quanto tempo o preço se mantém	Prazo aberto, depois re-precificado após o comprador orçar
Produto	Modelo, descrição, código tarifário	Apenas a descrição, sem o código do modelo
Quantidade	Unidades, e caixas com unidades por caixa	Apenas unidades, então o agente de carga não tem contagem de caixas
Preço	Preço unitário, moeda, total	Moeda implícita pelo contexto
Incoterm	O termo e o local nomeado	”FOB” sem porto
Pagamento	Percentual de entrada, gatilho do saldo	”30/70” sem dizer 70 por cento de quê, nem quando
Prazo de entrega	Dias a partir de qual evento	”25 dias” a partir de um início não declarado
Embalagem	Caixas, dimensões, peso bruto e líquido	Deixado para a packing list que ainda não existe
Garantia	O prazo, por plataforma	Presente no catálogo, ausente aqui
Dados bancários	Conta, SWIFT, nome do beneficiário igual ao do vendedor	Nome do beneficiário diferente do da invoice

Os três campos que param pedidos

O Incoterm sem local. “FOB” é meio termo. FOB Shenzhen e FOB Ningbo são preços diferentes, e um comprador não consegue calcular o custo final sem o porto. O mesmo vale para DDP: o local é o endereço de entrega, e ele muda o preço mais do que o termo muda.

Caixas que não conciliam com unidades. Um pedido de 504 unidades a 18 por caixa dá 28 caixas. Se a PI diz 504 unidades e a packing list depois diz 26 caixas, alguém tem que explicar a diferença antes de o contêiner ser reservado, e a resposta normalmente são unidades de reposição que nunca foram listadas. Coloque a linha de reposição na PI.

O prazo de garantia que nunca chega. Uma cotação que menciona dois anos, e uma PI que não menciona nada, deixa a garantia fora do contrato. Quando uma reclamação aparece dezoito meses depois, o comprador apresenta a cotação e o fornecedor apresenta a PI.

Condições de pagamento, escritas de modo que não possam ser mal interpretadas

“30/70” é uma abreviação que cabe em uma frase e gera discussão. Escreva como três fatos:

• O percentual de entrada e a moeda, e o que o dispara: assinatura da PI, ou um pedido de compra.
• O percentual do saldo, e o gatilho: antes do embarque, contra cópia do conhecimento de embarque, ou na chegada.
• Quem paga as tarifas bancárias, e de que lado da operação.

O gatilho importa mais que o percentual. Um saldo de 70 por cento “antes do embarque” é um negócio diferente de 70 por cento “contra documentos”, e os dois são escritos como 70 por cento na maioria dos e-mails.

Onde fica o código tarifário

O código tarifário pertence à PI mesmo que o despachante o declare, porque o time financeiro do comprador precisa dele para estimar os tributos de importação e o despachante aduaneiro do comprador precisa dele antes de a mercadoria se mover.

Ele também protege você. Uma PI que traz um código e uma descrição consistentes com ele é mais difícil de reclassificar depois. Se o código ainda estiver em aberto, escreva o código que você pretende declarar e marque-o como sujeito a confirmação do despachante, em vez de deixar o campo em branco.

O que colocamos na nossa

Emitimos a PI com as pessoas jurídicas, a referência e a validade, o modelo e o código tarifário, unidades e caixas com a linha de reposição, o Incoterm e o local nomeado, a divisão de pagamento com gatilhos, o prazo de entrega contado a partir do recebimento do depósito, os dados de embalagem, o prazo de garantia por plataforma, e dados bancários cujo beneficiário coincide com o vendedor.

O que não fazemos é emitir uma PI a partir de uma cotação que não foi acordada, nem deixar uma PI sair com um campo que a cotação deixou em aberto.

Se o pedido então precisar do seu conjunto de exportação, os cinco documentos que acompanham cada caixa é a leitura companheira, e por que o CBM medido vence o CBM calculado explica o volume que a linha de embalagem da PI deve refletir. Para os termos comerciais por trás do preço, termos de garantia e o processo OEM/ODM cobrem os dois campos mais frequentemente deixados de fora.