O que deve constar numa fatura proforma para uma encomenda de IPL

Resposta curta: uma fatura proforma é o documento que a equipa financeira do comprador lê antes de qualquer movimento de dinheiro. Tem de indicar as mesmas condições comerciais que a cotação, incluir um Incoterm com um local nomeado e reconciliar as unidades com as caixas. Os campos que falham são os mesmos em todos os projetos.

Por que razão a PI importa mais do que a cotação

Uma cotação abre uma conversa. Uma fatura proforma é o que o departamento financeiro do comprador utiliza para emitir o pagamento, contratar a divisa e abrir uma carta de crédito, se houver uma.

Isso altera o padrão. Uma cotação pode ser aproximada e continuar a ser útil. Uma PI com um campo aproximado torna-se numa pergunta sobre o pagamento, depois numa troca de e-mails, depois num adiantamento atrasado.

Quatro coisas têm de ser verdadeiras antes de uma PI sair:

• Está de acordo com a cotação em preço, prazo e âmbito.
• Todas as quantidades reconciliam: unidades, caixas, unidades por caixa.
• O Incoterm é nomeado com um local, não apenas com um código de três letras.
• As condições comerciais que afetam uma reclamação, em particular a garantia, constam dela.

A lista de campos

Campo	O que deve indicar	O que corre mal
Partes	Denominações e endereços das entidades legais de ambas as partes	Nome comercial de um dos lados, sem entidade legal
Número e data	Referência da PI e data de emissão	Sem referência, pelo que ninguém a consegue associar a um pagamento
Validade	Durante quanto tempo o preço se mantém	Sem prazo definido, e depois o preço é revisto após o comprador ter feito o orçamento
Produto	Modelo, descrição, código pautal	Apenas descrição, sem código de modelo
Quantidade	Unidades, e caixas com unidades por caixa	Apenas unidades, pelo que o transitário não tem contagem de caixas
Preço	Preço unitário, moeda, total	Moeda implícita a partir do contexto
Incoterm	O termo e o local nomeado	”FOB” sem porto
Pagamento	Percentagem de adiantamento, facto que desencadeia o saldo	”30/70” sem dizer 70 por cento de quê, nem quando
Prazo de entrega	Dias a contar de que evento	”25 dias” a contar de um início não indicado
Embalagem	Caixas, dimensões, peso bruto e líquido	Deixada para a lista de embalagem que ainda não existe
Garantia	O prazo, por plataforma	Consta do catálogo, mas está ausente aqui
Dados bancários	Conta, SWIFT, nome do beneficiário coincidente com o vendedor	Nome do beneficiário diferente do da fatura

Os três campos que travam encomendas

O Incoterm sem local. “FOB” é meio termo. FOB Shenzhen e FOB Ningbo são preços diferentes, e um comprador não consegue calcular o custo de importação sem o porto. O mesmo se aplica a DDP: o local é o endereço de entrega, e altera o preço mais do que o próprio termo.

Caixas que não reconciliam com as unidades. Uma encomenda de 504 unidades a 18 por caixa são 28 caixas. Se a PI indicar 504 unidades e a lista de embalagem indicar mais tarde 26 caixas, alguém tem de explicar a diferença antes de o contentor ser reservado, e a resposta costuma ser unidades sobresselentes que nunca foram listadas. Coloque a linha de sobressalentes na PI.

O prazo de garantia que nunca chega. Uma cotação que menciona dois anos e uma PI que não menciona nada deixam a garantia fora do contrato. Quando surge uma reclamação dezoito meses depois, o comprador apresenta a cotação e o fornecedor apresenta a PI.

Condições de pagamento, escritas de forma a não poderem ser mal interpretadas

“30/70” é uma abreviatura que cabe numa frase e provoca discussões. Escreva-a como três factos:

• A percentagem do adiantamento e a moeda, e o que o desencadeia: a assinatura da PI, ou uma ordem de compra.
• A percentagem do saldo, e o facto que o desencadeia: antes do embarque, contra uma cópia do conhecimento de embarque, ou à chegada.
• Quem paga as despesas bancárias, e em que extremo.

O facto que desencadeia importa mais do que a percentagem. Um saldo de 70 por cento “antes do embarque” é um negócio diferente de 70 por cento “contra documentos”, e ambos são escritos como 70 por cento na maioria dos e-mails.

Onde fica o código pautal

O código pautal pertence à PI mesmo que o despachante aduaneiro o declare, porque a equipa financeira do comprador precisa dele para estimar os direitos aduaneiros e o despachante aduaneiro do comprador precisa dele antes de as mercadorias se movimentarem.

Também o protege. Uma PI que apresenta um código e uma descrição coerentes com ele é mais difícil de reclassificar mais tarde. Se o código ainda estiver em aberto, escreva o código que pretende declarar e assinale-o como sujeito a confirmação do despachante, em vez de deixar o campo em branco.

O que colocamos na nossa

Emitimos a PI com as entidades legais, a referência e a validade, o modelo e o código pautal, as unidades e as caixas com a linha de sobressalentes, o Incoterm e o local nomeado, a repartição do pagamento com os factos que a desencadeiam, o prazo de entrega contado a partir da receção do adiantamento, os dados de embalagem, o prazo de garantia por plataforma, e dados bancários cujo beneficiário coincide com o vendedor.

O que não fazemos é emitir uma PI a partir de uma cotação que não foi acordada, nem deixar sair uma PI com um campo que a cotação deixou em aberto.

Se a encomenda precisar depois do seu conjunto de exportação, os cinco documentos que acompanham cada caixa são a leitura complementar, e por que razão o CBM medido prevalece sobre o CBM calculado explica o volume que a linha de embalagem da PI deve refletir. Quanto às condições comerciais por trás do preço, as condições de garantia e o processo OEM/ODM cobrem os dois campos mais frequentemente omitidos.