Bir IPL Siparişi İçin Proforma Faturada Neler Yer Almalıdır

Kısa yanıt: proforma fatura, alıcının finans ekibinin herhangi bir para hareket etmeden önce okuduğu belgedir. Teklifle aynı ticari koşulları belirtmek, adı geçen bir yerle birlikte bir Incoterm taşımak ve birimleri kolilerle uzlaştırmak zorundadır. Yanlış giden alanlar her projede aynıdır.

PI neden tekliften daha fazla önem taşır

Bir teklif bir görüşme başlatır. Proforma fatura ise alıcının finans departmanının ödemeyi oluşturmak, döviz işlemini yapmak ve varsa bir akreditif açmak için kullandığı belgedir.

Bu, standardı değiştirir. Bir teklif yaklaşık olabilir ve yine de işe yarar. Yaklaşık bir alan taşıyan bir PI ise önce bir ödeme sorusuna, sonra bir e-posta zincirine, sonra geciken bir depozitoya dönüşür.

Bir PI gönderilmeden önce dört şey doğru olmak zorundadır:

• Fiyat, süre ve kapsam bakımından teklifle uyuşur.
• Her adet uzlaşır: birimler, koliler, koli başına birim.
• Incoterm yalnızca üç harfli bir kod olarak değil, bir yer adıyla birlikte belirtilir.
• Bir talebi etkileyen ticari koşullar, özellikle garanti, belgede yer alır.

Alan listesi

Alan	Neyi belirtmek zorundadır	Ne ters gider
Taraflar	Her iki taraf için tüzel kişilik adları ve adresleri	Bir tarafta ticari unvan, tüzel kişilik yok
Numara ve tarih	PI referansı ve düzenleme tarihi	Referans yok, kimse ödemeyle eşleştiremez
Geçerlilik	Fiyatın ne kadar süre geçerli olduğu	Açık uçlu, sonra alıcı bütçesini yaptıktan sonra yeniden fiyatlanır
Ürün	Model, tanım, tarife kodu	Yalnızca tanım, model kodu yok
Adet	Birimler ve koli başına birimle birlikte koliler	Yalnızca birimler, bu yüzden taşıma acentesinin koli adedi yok
Fiyat	Birim fiyat, para birimi, toplam	Para birimi bağlamdan çıkarılıyor
Incoterm	Terim ve adı geçen yer	Limanı olmayan “FOB”
Ödeme	Depozito yüzdesi, bakiye tetikleyicisi	Neyin yüzde 70’i ve ne zaman olduğu söylenmeden “30/70”
Tedarik süresi	Hangi olaydan itibaren gün	Belirtilmemiş bir başlangıçtan “25 gün”
Paketleme	Koliler, ölçüler, brüt ve net ağırlık	Henüz var olmayan çeki listesine bırakılmış
Garanti	Süre, platform başına	Katalogda var, burada yok
Banka bilgileri	Hesap, SWIFT, satıcıyla eşleşen lehtar adı	Lehtar adının faturadan farklı olması

Siparişi durduran üç alan

Yeri olmayan Incoterm. “FOB” yarım bir terimdir. FOB Shenzhen ile FOB Ningbo farklı fiyatlardır ve alıcı, liman olmadan varış maliyetini hesaplayamaz. Aynı şey DDP için de geçerlidir: yer, teslimat adresidir ve fiyatı terimin kendisinden daha fazla değiştirir.

Birimlerle uzlaşmayan koliler. Koli başına 18 adetten 504 birimlik bir sipariş 28 kolidir. PI 504 birim diyor ve çeki listesi daha sonra 26 koli diyorsa, konteyner rezerve edilmeden önce birinin farkı açıklaması gerekir ve cevap genellikle hiç listelenmemiş yedek birimlerdir. Yedek satırını PI’ye koyun.

Hiç ulaşmayan garanti süresi. İki yıldan söz eden bir teklif ve hiçbir şey söylemeyen bir PI, garantiyi sözleşmenin dışında bırakır. On sekiz ay sonra bir talep geldiğinde alıcı teklifi, tedarikçi ise PI’yi ortaya koyar.

Yanlış okunamayacak şekilde yazılmış ödeme koşulları

“30/70” bir cümleye sığan ve tartışma çıkaran bir kısaltmadır. Üç olgu olarak yazın:

• Depozito yüzdesi ve para birimi ve onu neyin tetiklediği: PI imzası ya da bir satın alma siparişi.
• Bakiye yüzdesi ve tetikleyicisi: sevkiyattan önce, konşimentonun bir kopyası karşılığında ya da varışta.
• Banka masraflarını kimin ödediği ve hangi uçta.

Tetikleyici, yüzdeden daha fazla önem taşır. “Sevkiyattan önce” yüzde 70 bakiye, “belgeler karşılığında” yüzde 70 bakiyeden farklı bir anlaşmadır ve çoğu e-postada ikisi de yüzde 70 diye yazılır.

Tarife kodunun yeri

Tarife kodu, gümrük müşaviri onu beyan etse de PI’de yer almalıdır; çünkü alıcının finans ekibi bunu gümrük vergisi tahmini için, alıcının gümrük müşaviri ise mallar hareket etmeden önce ister.

Bu sizi de korur. Bir kod ve onunla tutarlı bir tanım taşıyan bir PI’nin daha sonra yeniden sınıflandırılması daha zordur. Kod hâlâ açıksa, alanı boş bırakmak yerine beyan etmeyi planladığınız kodu yazın ve gümrük müşaviri onayına tabi olduğunu belirtin.

Biz kendi belgemize ne koyuyoruz

PI’yi tüzel kişilikler, referans ve geçerlilik, model ve tarife kodu, yedek satırıyla birlikte birimler ve koliler, Incoterm ve adı geçen yer, tetikleyicileriyle ödeme dağılımı, depozito alındığından itibaren sayılan tedarik süresi, paketleme verileri, platform başına garanti süresi ve lehtarı satıcıyla eşleşen banka bilgileriyle düzenliyoruz.

Yapmadığımız şey, üzerinde anlaşılmamış bir tekliften PI düzenlemek ya da teklifin açık bıraktığı bir alanla PI’nin gönderilmesine izin vermektir.

Siparişin ardından ihracat seti gerekiyorsa, her koliple birlikte yolculuk eden beş belge eşlik eden okumadır ve neden ölçülen CBM hesaplanan CBM’den üstündür, PI’nin paketleme satırının yansıtması gereken hacmi açıklar. Fiyatın arkasındaki ticari koşullar için garanti koşulları ve OEM/ODM süreci, en sık atlanan iki alanı kapsar.