Что должно быть в проформе-инвойсе на заказ IPL

Короткий ответ: проформа-инвойс — это документ, который финансовая служба покупателя читает прежде чем уйдут деньги. В нём должны стоять те же коммерческие условия, что и в котировке, Incoterm с указанным местом и сходимость единиц с коробками. Поля, которые идут не так, на каждом проекте одни и те же.

Почему PI важнее котировки

Котировка открывает разговор. Проформа-инвойс — это то, по чему финансовая служба покупателя выставляет платёж, бронирует валюту и открывает аккредитив, если он есть.

Это меняет требования. Котировка может быть приблизительной и всё равно полезной. PI с приблизительным полем превращается в запрос по платежу, потом в переписку, потом в задержанный депозит.

Прежде чем PI уйдёт клиенту, должно выполняться четыре вещи:

• Он совпадает с котировкой по цене, условиям и объёму работ.
• Каждое количество сходится: единицы, коробки, единицы в коробке.
• Incoterm назван вместе с местом, а не только трёхбуквенным кодом.
• Коммерческие условия, от которых зависит претензия, и в первую очередь гарантия, в нём присутствуют.

Список полей

Поле	Что оно должно указывать	Что идёт не так
Стороны	Наименования юридических лиц и адреса обеих сторон	С одной стороны торговое название, юридического лица нет
Номер и дата	Номер PI и дата выставления	Номера нет, поэтому никто не может сопоставить его с платежом
Срок действия	Сколько держится цена	Без срока, а потом пересчёт после того, как покупатель сверстал бюджет
Товар	Модель, описание, тарифный код	Только описание, без кода модели
Количество	Единицы и коробки с числом единиц в коробке	Только единицы, поэтому у экспедитора нет числа коробок
Цена	Цена за единицу, валюта, итог	Валюта подразумевается из контекста
Incoterm	Условие и указанное место	«FOB» без порта
Оплата	Процент депозита, триггер остатка	«30/70» без указания, 70 процентов от чего и когда
Срок поставки	Дни, от какого события	«25 дней» от неоговорённого начала
Упаковка	Коробки, габариты, вес брутто и нетто	Оставлено на упаковочный лист, которого ещё нет
Гарантия	Срок, по каждой платформе	Есть в каталоге, здесь отсутствует
Банковские реквизиты	Счёт, SWIFT, имя бенефициара, совпадающее с продавцом	Имя бенефициара отличается от того, что в инвойсе

Три поля, которые останавливают заказы

Incoterm без места. «FOB» — это половина условия. FOB Shenzhen и FOB Ningbo — разные цены, и покупатель не может посчитать итоговую стоимость доставки (landed cost) без порта. То же самое с DDP: место — это адрес доставки, и оно меняет цену сильнее, чем само условие.

Коробки, которые не сходятся с единицами. Заказ на 504 единицы по 18 в коробке — это 28 коробок. Если в PI стоит 504 единицы, а в упаковочном листе позже появляется 26 коробок, кому-то придётся объяснить разницу до того, как забронируют контейнер, и ответ обычно такой: запасные единицы, которые нигде не были указаны. Поставьте строку запаса в PI.

Гарантия, которая так и не приходит. Котировка, где сказано два года, и PI, где не сказано ничего, оставляют гарантию за пределами контракта. Когда претензия приходит через восемнадцать месяцев, покупатель достаёт котировку, а поставщик — PI.

Условия оплаты, написанные так, чтобы их нельзя было прочитать неверно

«30/70» — это сокращение, которое влезает в одно предложение и вызывает споры. Запишите его как три факта:

• Процент депозита и валюта, и что его запускает: подписание PI или заказ на поставку.
• Процент остатка и триггер: до отгрузки, против копии коносамента или по прибытии.
• Кто платит банковские комиссии и на каком конце.

Триггер важнее процента. Остаток 70 процентов «до отгрузки» — это другая сделка, чем 70 процентов «против документов», и в большинстве писем и то и другое записано как 70 процентов.

Где находится тарифный код

Тарифный код должен быть в PI, даже если его декларирует брокер, потому что финансовой службе покупателя он нужен для оценки пошлины, а таможенному брокеру покупателя — до того, как товар двинется.

Он защищает и вас. PI, в котором есть код и согласованное с ним описание, труднее переклассифицировать позже. Если код ещё открыт, напишите код, который собираетесь декларировать, и отметьте, что он подлежит подтверждению брокером, вместо того чтобы оставлять поле пустым.

Что мы ставим в своём

Мы выпускаем PI с юридическими лицами, номером и сроком действия, моделью и тарифным кодом, единицами и коробками со строкой запаса, Incoterm с указанным местом, разбивкой платежа с триггерами, сроком поставки, считаемым от получения депозита, данными упаковки, гарантийным сроком по каждой платформе и банковскими реквизитами, бенефициар которого совпадает с продавцом.

Чего мы не делаем — не выпускаем PI из котировки, которая не согласована, и не даём PI уйти с полем, которое котировка оставила открытым.

Если после этого заказу нужен его экспортный комплект, пять документов, которые едут с каждой коробкой — это парное чтение, а почему измеренный CBM точнее расчётного объясняет объём, который должна отражать строка упаковки в PI. Что касается коммерческих условий за ценой, условия гарантии и процесс OEM/ODM закрывают два поля, которые выпадают чаще всего.