Wat er in een proforma invoice voor een IPL-order hoort

Kort antwoord: een proforma invoice is het document dat de financiële afdeling van de koper leest voordat er geld gaat stromen. Het moet dezelfde commerciële voorwaarden vermelden als de offerte, een Incoterm met een genoemde plaats bevatten en de stuks laten aansluiten op de dozen. De velden die misgaan, zijn bij elk project dezelfde.

Waarom de PI meer gewicht heeft dan de offerte

Een offerte opent een gesprek. Een proforma invoice is wat de financiële afdeling van de koper gebruikt om de betaling aan te maken, de valuta te boeken en, als daar sprake van is, een documentair krediet te openen.

Dat verandert de maatstaf. Een offerte mag globaal zijn en toch bruikbaar blijven. Een PI met een globaal ingevuld veld wordt eerst een betaalvraag, dan een mailwisseling, en dan een vertraagde aanbetaling.

Vier dingen moeten kloppen voordat een PI de deur uit gaat:

• Hij komt overeen met de offerte op prijs, termijn en scope.
• Elke hoeveelheid sluit aan: stuks, dozen, stuks per doos.
• De Incoterm is genoemd mét een plaats, niet alleen als drieletterige code.
• De commerciële voorwaarden die een claim raken, en dan vooral de garantie, staan erop.

De veldenlijst

Veld	Wat er moet staan	Wat er misgaat
Partijen	Juridische namen en adressen van beide partijen	Handelsnaam aan één kant, geen rechtspersoon
Nummer en datum	PI-referentie en uitgiftedatum	Geen referentie, dus niemand kan hem aan een betaling koppelen
Geldigheid	Hoe lang de prijs standhoudt	Open einde, en na de budgettering van de koper volgt een nieuwe prijs
Product	Model, omschrijving, tariefcode	Alleen een omschrijving, geen modelcode
Hoeveelheid	Stuks, en dozen met stuks per doos	Alleen stuks, dus de expediteur heeft geen dozenaantal
Prijs	Stukprijs, valuta, totaal	Valuta die uit de context moet blijken
Incoterm	De term en de genoemde plaats	”FOB” zonder haven
Betaling	Aanbetalingspercentage, moment van het restbedrag	”30/70” zonder te zeggen 70 procent waarvan, of wanneer
Looptijd	Dagen vanaf welk moment	”25 dagen” vanaf een onvermeld startpunt
Verpakking	Dozen, afmetingen, brutogewicht en netto gewicht	Overgelaten aan de paklijst die er nog niet is
Garantie	De termijn, per platform	Stond in de catalogus, staat hier niet
Bankgegevens	Rekening, SWIFT, begunstigdenaam die overeenkomt met de verkoper	Begunstigdenaam die afwijkt van de factuur

De drie velden die orders tegenhouden

De Incoterm zonder plaats. “FOB” is de helft van een term. FOB Shenzhen en FOB Ningbo zijn verschillende prijzen, en een koper kan de landed cost — de kostprijs inclusief vracht, verzekering en invoerrechten — niet berekenen zonder de haven. Hetzelfde geldt voor DDP: de plaats is het afleveradres, en dat verandert de prijs meer dan de term zelf doet.

Dozen die niet aansluiten op de stuks. Een order van 504 stuks bij 18 per doos is 28 dozen. Als de PI 504 stuks vermeldt en de paklijst later 26 dozen zegt, moet iemand het verschil uitleggen voordat de container geboekt wordt, en het antwoord is meestal reserve-exemplaren die nooit waren opgevoerd. Zet die reserveregel op de PI.

De garantietermijn die nooit aankomt. Een offerte die twee jaar noemt en een PI die niets noemt, laten de garantie buiten het contract. Als er achttien maanden later een claim komt, haalt de koper de offerte tevoorschijn en de leverancier de PI.

Betalingsvoorwaarden, zo opgeschreven dat ze niet verkeerd te lezen zijn

“30/70” is een afkorting die in één zin past en ruzie oplevert. Schrijf het als drie feiten:

• Het aanbetalingspercentage en de valuta, en wat het in gang zet: ondertekening van de PI, of een inkooporder.
• Het percentage van het restbedrag, en het moment: vóór verzending, tegen een kopie van het cognossement, of bij aankomst.
• Wie de bankkosten betaalt, en aan welke kant.

Het moment doet meer ter zake dan het percentage. Een restbedrag van 70 procent “vóór verzending” is een andere deal dan 70 procent “tegen documenten”, en in de meeste mails staat bij beide 70 procent.

Waar de tariefcode thuishoort

De tariefcode hoort op de PI, ook al doet de broker de aangifte, omdat de financiële afdeling van de koper hem nodig heeft voor de schatting van de invoerrechten en de douanebroker van de koper hem nodig heeft voordat de goederen vertrekken.

Hij beschermt u ook. Een PI met een code en een omschrijving die daarmee overeenkomt, is later moeilijker te herclassificeren. Staat de code nog open, schrijf dan de code op die u wilt aangeven en markeer die als onder voorbehoud van bevestiging door de broker, in plaats van het veld leeg te laten.

Wat wij op de onze zetten

Wij geven de PI uit met de rechtspersonen, de referentie en geldigheid, het model en de tariefcode, stuks en dozen inclusief de reserveregel, de Incoterm en de genoemde plaats, de betaalopsplitsing met de momenten, de looptijd gerekend vanaf ontvangst van de aanbetaling, de verpakkingsgegevens, de garantietermijn per platform en bankgegevens waarvan de begunstigde overeenkomt met de verkoper.

Wat wij niet doen, is een PI uitgeven op basis van een offerte die nog niet is overeengekomen, of een PI de deur uit laten gaan met een veld dat de offerte openliet.

Als de order daarna zijn exportset nodig heeft, is de vijf documenten die met elke doos meereizen de bijbehorende lectuur, en waarom gemeten CBM beter is dan berekende CBM legt het volume uit dat de verpakkingsregel op de PI zou moeten weerspiegelen. Voor de commerciële voorwaarden achter de prijs dekken garantievoorwaarden en het OEM/ODM-proces de twee velden die het vaakst worden weggelaten.