Τι περιλαμβάνει ένα προτιμολόγιο για παραγγελία IPL

Σύντομη απάντηση: ένα προτιμολόγιο είναι το έγγραφο που διαβάζει η οικονομική ομάδα του αγοραστή πριν κινηθεί οποιοδήποτε χρήμα. Πρέπει να δηλώνει τους ίδιους εμπορικούς όρους με την προσφορά, να φέρει Incoterm με κατονομαζόμενο τόπο και να συμφωνεί τα τεμάχια με τα χαρτοκιβώτια. Τα πεδία που πηγαίνουν στραβά είναι τα ίδια σε κάθε έργο.

Γιατί το PI έχει μεγαλύτερη σημασία από την προσφορά

Μια προσφορά ανοίγει μια συζήτηση. Ένα προτιμολόγιο είναι αυτό που χρησιμοποιεί το οικονομικό τμήμα του αγοραστή για να εκκινήσει την πληρωμή, να κλείσει τη συναλλαγματική ισοτιμία και να ανοίξει πιστωτική επιστολή, αν υπάρχει.

Αυτό αλλάζει το κριτήριο. Μια προσφορά μπορεί να είναι κατά προσέγγιση και να παραμένει χρήσιμη. Ένα PI με ένα κατά προσέγγιση πεδίο γίνεται ερώτηση πληρωμής, μετά αλυσίδα email, μετά καθυστερημένη προκαταβολή.

Τέσσερα πράγματα πρέπει να ισχύουν πριν φύγει ένα PI:

• Συμφωνεί με την προσφορά σε τιμή, όρο και αντικείμενο.
• Κάθε ποσότητα συμφωνεί: τεμάχια, χαρτοκιβώτια, τεμάχια ανά χαρτοκιβώτιο.
• Το Incoterm κατονομάζεται με τόπο, όχι μόνο με έναν τριγράμματο κωδικό.
• Οι εμπορικοί όροι που επηρεάζουν μια αξίωση, και ειδικά η εγγύηση, εμφανίζονται πάνω του.

Η λίστα των πεδίων

Πεδίο	Τι πρέπει να δηλώνει	Τι πηγαίνει στραβά
Μέρη	Επωνυμίες νομικών οντοτήτων και διευθύνσεις και για τις δύο πλευρές	Εμπορική επωνυμία στη μία πλευρά, χωρίς νομική οντότητα
Αριθμός και ημερομηνία	Αναφορά PI και ημερομηνία έκδοσης	Καμία αναφορά, οπότε κανείς δεν μπορεί να το αντιστοιχίσει σε πληρωμή
Ισχύς	Για πόσο καιρό ισχύει η τιμή	Χωρίς ημερομηνία λήξης, και μετά νέα τιμολόγηση αφού καταρτίσει προϋπολογισμό ο αγοραστής
Προϊόν	Μοντέλο, περιγραφή, δασμολογικός κωδικός	Μόνο περιγραφή, χωρίς κωδικό μοντέλου
Ποσότητα	Τεμάχια, και χαρτοκιβώτια με τεμάχια ανά χαρτοκιβώτιο	Μόνο τεμάχια, οπότε ο διαμεταφορέας δεν έχει αριθμό χαρτοκιβωτίων
Τιμή	Τιμή μονάδας, νόμισμα, σύνολο	Νόμισμα που υπονοείται από τα συμφραζόμενα
Incoterm	Τον όρο και τον κατονομαζόμενο τόπο	«FOB» χωρίς λιμάνι
Πληρωμή	Ποσοστό προκαταβολής, συνθήκη υπολοίπου	«30/70» χωρίς να λέει 70 τοις εκατό από τι, ή πότε
Χρόνος παράδοσης	Ημέρες από ποιο γεγονός	«25 ημέρες» από αφετηρία που δεν δηλώνεται
Συσκευασία	Χαρτοκιβώτια, διαστάσεις, μεικτό και καθαρό βάρος	Αφήνεται στη λίστα συσκευασίας που δεν υπάρχει ακόμη
Εγγύηση	Τον όρο, ανά πλατφόρμα	Υπάρχει στον κατάλογο, απουσιάζει εδώ
Τραπεζικά στοιχεία	Λογαριασμός, SWIFT, όνομα δικαιούχου που ταιριάζει με τον πωλητή	Όνομα δικαιούχου που διαφέρει από το τιμολόγιο

Τα τρία πεδία που σταματούν παραγγελίες

Το Incoterm χωρίς τόπο. Το «FOB» είναι μισός όρος. FOB Shenzhen και FOB Ningbo είναι διαφορετικές τιμές, και ένας αγοραστής δεν μπορεί να υπολογίσει το κόστος παράδοσης στον προορισμό χωρίς το λιμάνι. Το ίδιο ισχύει για το DDP: ο τόπος είναι η διεύθυνση παράδοσης, και αλλάζει την τιμή περισσότερο από ό,τι αλλάζει ο όρος.

Χαρτοκιβώτια που δεν συμφωνούν με τα τεμάχια. Μια παραγγελία 504 τεμαχίων στα 18 ανά χαρτοκιβώτιο είναι 28 χαρτοκιβώτια. Αν το PI λέει 504 τεμάχια και η λίστα συσκευασίας πει αργότερα 26 χαρτοκιβώτια, κάποιος πρέπει να εξηγήσει τη διαφορά πριν κλειστεί το κοντέινερ, και η απάντηση είναι συνήθως εφεδρικά τεμάχια που δεν καταγράφηκαν ποτέ. Βάλτε τη γραμμή των εφεδρικών στο PI.

Ο όρος εγγύησης που δεν φτάνει ποτέ. Μια προσφορά που αναφέρει δύο χρόνια και ένα PI που δεν αναφέρει τίποτα αφήνουν την εγγύηση έξω από το συμβόλαιο. Όταν έρθει μια αξίωση δεκαοκτώ μήνες αργότερα, ο αγοραστής προσκομίζει την προσφορά και ο προμηθευτής το PI.

Όροι πληρωμής, γραμμένοι ώστε να μην παρεξηγούνται

Το «30/70» είναι μια συντομογραφία που χωράει σε μια φράση και προκαλεί καυγάδες. Γράψτε την ως τρία γεγονότα:

• Το ποσοστό της προκαταβολής και το νόμισμα, και τι την ενεργοποιεί: η υπογραφή του PI, ή μια αγοραστική παραγγελία.
• Το ποσοστό του υπολοίπου, και η συνθήκη: πριν την αποστολή, έναντι αντιγράφου της φορτωτικής, ή κατά την άφιξη.
• Ποιος πληρώνει τις τραπεζικές προμήθειες, και σε ποια άκρη.

Η συνθήκη μετράει περισσότερο από το ποσοστό. Ένα υπόλοιπο 70 τοις εκατό «πριν την αποστολή» είναι διαφορετική συμφωνία από 70 τοις εκατό «έναντι εγγράφων», και τα δύο γράφονται ως 70 τοις εκατό στα περισσότερα email.

Πού βρίσκεται ο δασμολογικός κωδικός

Ο δασμολογικός κωδικός ανήκει στο PI ακόμη και αν ο εκτελωνιστής τον δηλώνει, γιατί η οικονομική ομάδα του αγοραστή τον χρειάζεται για την εκτίμηση του δασμού και ο εκτελωνιστής του αγοραστή τον χρειάζεται πριν κινηθούν τα εμπορεύματα.

Προστατεύει και εσάς. Ένα PI που φέρει κωδικό και περιγραφή συνεπή με αυτόν είναι δυσκολότερο να επανακαταταγεί αργότερα. Αν ο κωδικός είναι ακόμη ανοιχτός, γράψτε τον κωδικό που σκοπεύετε να δηλώσετε και σημειώστε τον ως υπό επιβεβαίωση από τον εκτελωνιστή, αντί να αφήσετε το πεδίο κενό.

Τι βάζουμε στο δικό μας

Εκδίδουμε το PI με τις νομικές οντότητες, την αναφορά και την ισχύ, το μοντέλο και τον δασμολογικό κωδικό, τα τεμάχια και τα χαρτοκιβώτια με τη γραμμή των εφεδρικών, το Incoterm και τον κατονομαζόμενο τόπο, τον διαχωρισμό της πληρωμής με τις συνθήκες του, τον χρόνο παράδοσης μετρημένο από την παραλαβή της προκαταβολής, τα στοιχεία συσκευασίας, τον όρο εγγύησης ανά πλατφόρμα, και τραπεζικά στοιχεία των οποίων ο δικαιούχος ταιριάζει με τον πωλητή.

Αυτό που δεν κάνουμε είναι να εκδίδουμε PI από προσφορά που δεν έχει συμφωνηθεί, ή να αφήνουμε ένα PI να φύγει με πεδίο που η προσφορά άφησε ανοιχτό.

Αν η παραγγελία χρειάζεται μετά το σύνολο των εξαγωγικών της εγγράφων, τα πέντε έγγραφα που ταξιδεύουν με κάθε χαρτοκιβώτιο είναι το συνοδευτικό ανάγνωσμα, και γιατί το μετρημένο CBM υπερτερεί του υπολογισμένου CBM εξηγεί τον όγκο που πρέπει να αντικατοπτρίζει η γραμμή συσκευασίας του PI. Για τους εμπορικούς όρους πίσω από την τιμή, οι όροι εγγύησης και η διαδικασία OEM/ODM καλύπτουν τα δύο πεδία που παραλείπονται πιο συχνά.