چه چیزی باید در پیش‌فاکتور یک سفارش IPL باشد

پاسخ کوتاه: پیش‌فاکتور سندی است که تیم مالی خریدار پیش از جابه‌جایی هر پولی می‌خواند. باید همان شرایط تجاری استعلام را بیان کند، Incoterm را با محل مشخص داشته باشد، و تعداد دستگاه‌ها را با تعداد کارتن‌ها تطبیق دهد. فیلدهایی که خراب می‌شوند در هر پروژه همان‌هایند.

چرا PI از استعلام مهم‌تر است

استعلام یک گفت‌وگو را آغاز می‌کند. پیش‌فاکتور همان چیزی است که واحد مالی خریدار برای صدور پرداخت، رزرو ارز و باز کردن اعتبار اسنادی، اگر باشد، به کار می‌برد.

این استاندارد را عوض می‌کند. استعلام می‌تواند تقریبی باشد و هنوز مفید بماند. PI با یک فیلد تقریبی به یک پرس‌وجوی پرداخت تبدیل می‌شود، بعد به یک رشته ایمیل، بعد به ودیعه‌ای دیرکرده.

پیش از آنکه PI ارسال شود چهار چیز باید درست باشد:

• با استعلام در قیمت، شرایط و دامنه کار یکسان باشد.
• هر کمیتی تطبیق داشته باشد: دستگاه‌ها، کارتن‌ها، دستگاه در هر کارتن.
• Incoterm با محل مشخص شده باشد، نه فقط یک کد سه‌حرفی.
• شرایط تجاری‌ای که بر یک ادعا اثر می‌گذارد، به‌ویژه گارانتی، روی آن آمده باشد.

فهرست فیلدها

فیلد	چه چیزی باید بیان کند	چه چیزی خراب می‌شود
طرفین	نام و نشانی شخصیت حقوقی هر دو طرف	نام تجاری در یک طرف، بدون شخصیت حقوقی
شماره و تاریخ	ارجاع PI و تاریخ صدور	بدون ارجاع، پس هیچ‌کس نمی‌تواند آن را به یک پرداخت تطبیق دهد
اعتبار	تا چه زمانی قیمت معتبر است	بی‌پایان، سپس پس از بودجه‌بندی خریدار قیمت‌گذاری مجدد می‌شود
محصول	مدل، توضیح، کد تعرفه	فقط توضیح، بدون کد مدل
کمیت	دستگاه‌ها، و کارتن‌ها با تعداد دستگاه در هر کارتن	فقط دستگاه‌ها، پس فورواردر شمار کارتن ندارد
قیمت	قیمت واحد، ارز، مجموع	ارزی که از بافت کلام استنباط شده
Incoterm	خود اصطلاح و محل مشخص	«FOB» بدون بندر
پرداخت	درصد ودیعه، ماشه مانده	«30/70» بدون آنکه بگوید 70 درصدِ چه چیزی، یا چه زمانی
زمان تحویل	روزها از چه رویدادی	«25 روز» از یک شروع نامعلوم
بسته‌بندی	کارتن‌ها، ابعاد، وزن ناخالص و خالص	واگذار به لیست بسته‌بندی‌ای که هنوز وجود ندارد
گارانتی	مدت، به تفکیک پلتفرم	در کاتالوگ هست، اینجا نیست
اطلاعات بانکی	حساب، SWIFT، نام ذی‌نفع مطابق با فروشنده	نام ذی‌نفع متفاوت با نام روی فاکتور

سه فیلدی که سفارش‌ها را متوقف می‌کنند

Incoterm بدون محل. «FOB» نیمی از یک اصطلاح است. FOB شنجن و FOB نینگبو دو قیمت متفاوت‌اند، و خریدار بدون بندر نمی‌تواند هزینه فرودآمده را حساب کند. همین برای DDP هم صادق است: محل همان نشانی تحویل است، و قیمت را بیشتر از خود اصطلاح تغییر می‌دهد.

کارتن‌هایی که با دستگاه‌ها تطبیق ندارند. سفارش 504 دستگاه با 18 دستگاه در هر کارتن می‌شود 28 کارتن. اگر PI بگوید 504 دستگاه و بعداً لیست بسته‌بندی بگوید 26 کارتن، کسی باید پیش از رزرو کانتینر تفاوت را توضیح دهد، و پاسخ معمولاً دستگاه‌های یدکی است که هرگز لیست نشده‌اند. خط یدکی را روی PI بگذارید.

مدت گارانتی‌ای که هرگز نمی‌رسد. استعلامی که دو سال را ذکر می‌کند، و PI‌ای که هیچ چیز نمی‌گوید، گارانتی را بیرون از قرارداد می‌گذارد. وقتی ادعایی هجده ماه بعد می‌رسد، خریدار استعلام را رو می‌کند و تأمین‌کننده PI را.

شرایط پرداخت، طوری نوشته شود که بدخوانده نشود

«30/70» کوتاه‌نویسی‌ای است که در یک جمله جا می‌شود و جدل می‌سازد. آن را به‌صورت سه واقعیت بنویسید:

• درصد ودیعه و ارز، و آنچه آن را فعال می‌کند: امضای PI، یا یک PO.
• درصد مانده، و ماشه‌اش: پیش از حمل، در برابر نسخه‌ای از بارنامه، یا در هنگام رسیدن.
• چه کسی هزینه‌های بانکی را می‌پردازد، و در کدام سر.

ماشه مهم‌تر از درصد است. مانده 70 درصدی «پیش از حمل» معامله‌ای متفاوت است از 70 درصد «در برابر اسناد»، و هر دو در بیشتر ایمیل‌ها 70 درصد نوشته می‌شوند.

کد تعرفه کجا می‌نشیند

کد تعرفه به PI تعلق دارد، حتی اگر کارگزار آن را اظهار کند، چون تیم مالی خریدار برای برآورد عوارض به آن نیاز دارد و کارگزار گمرکی خریدار پیش از حرکت کالا به آن نیاز دارد.

از شما هم محافظت می‌کند. PI‌ای که کد و توضیحی سازگار با آن را دارد، بعداً سخت‌تر بازطبقه‌بندی می‌شود. اگر کد هنوز باز است، کدی را که قصد اظهارش را دارید بنویسید و آن را مشروط به تأیید کارگزار علامت بزنید، به‌جای آنکه فیلد را خالی بگذارید.

چه چیزی روی PI خودمان می‌گذاریم

ما PI را با شخصیت‌های حقوقی، ارجاع و اعتبار، مدل و کد تعرفه، دستگاه‌ها و کارتن‌ها همراه خط یدکی، Incoterm و محل مشخص، تقسیم پرداخت همراه با ماشه‌ها، زمان تحویل شمرده‌شده از دریافت ودیعه، داده‌های بسته‌بندی، مدت گارانتی به تفکیک پلتفرم، و اطلاعات بانکی‌ای که ذی‌نفعش با فروشنده یکی است صادر می‌کنیم.

کاری که نمی‌کنیم این است: صدور PI از استعلامی که توافق نشده، یا ارسال PI با فیلدی که استعلام آن را باز گذاشته است.

اگر سفارش بعد از آن به مجموعه صادراتی خود نیاز داشت، پنج سندی که با هر کارتن سفر می‌کنند خواندنی همراه است، و چرا CBM اندازه‌گیری‌شده از CBM محاسبه‌شده پیشی می‌گیرد حجمی را توضیح می‌دهد که سطر بسته‌بندی PI باید بازتاب دهد. برای شرایط تجاری پشت قیمت، شرایط گارانتی و فرایند OEM/ODM آن دو فیلدی را پوشش می‌دهند که بیشتر از همه جا انداخته می‌شوند.