מה צריך להופיע בחשבונית פרופורמה להזמנת IPL

תשובה קצרה: חשבונית פרופורמה היא המסמך שצוות הכספים של הקונה קורא לפני שכסף כלשהו זז. היא חייבת לנקוב באותם תנאים מסחריים כמו הצעת המחיר, לשאת Incoterm עם מקום נקוב, ולהתאים את היחידות לקרטונים. השדות שיוצאים לא נכון הם אותם שדות בכל פרויקט.

למה ה-PI חשוב יותר מהצעת המחיר

הצעת מחיר פותחת שיחה. חשבונית פרופורמה היא מה שמחלקת הכספים של הקונה משתמשת בו כדי ליזום את התשלום, לנעול את המטבע, ולפתוח מכתב אשראי (L/C) אם יש כזה.

זה משנה את הסטנדרט. הצעת מחיר יכולה להיות מקורבת ועדיין שימושית. PI עם שדה מקורב הופך לשאלת תשלום, אחר כך לשרשור מיילים, ואחר כך למקדמה שמתעכבת.

ארבעה דברים חייבים להתקיים לפני ש-PI יוצא:

• הוא מתאים להצעת המחיר במחיר, בתנאי ובתחום.
• כל כמות מתיישבת: יחידות, קרטונים, יחידות לקרטון.
• ה-Incoterm נקוב עם מקום, לא רק עם קוד בן שלוש אותיות.
• התנאים המסחריים שמשפיעים על תביעה, ובמיוחד האחריות, מופיעים בו.

רשימת השדות

שדה	מה הוא חייב לנקוב	מה יוצא לא נכון
צדדים	שמות הישויות המשפטיות והכתובות של שני הצדדים	שם מסחרי בצד אחד, בלי ישות משפטית
מספר ותאריך	אסמכתת PI ותאריך הנפקה	אין אסמכתה, ולכן אף אחד לא יכול להתאים אותה לתשלום
תוקף	כמה זמן המחיר תקף	פתוח ללא הגבלה, ואז מתומחר מחדש אחרי שהקונה תקצב
מוצר	דגם, תיאור, קוד תעריף	תיאור בלבד, בלי קוד דגם
כמות	יחידות, וקרטונים עם יחידות לקרטון	יחידות בלבד, ולכן למוביל אין מספר קרטונים
מחיר	מחיר ליחידה, מטבע, סכום כולל	המטבע משתמע מההקשר
Incoterm	התנאי וגם המקום הנקוב	”FOB” בלי נמל
תשלום	אחוז מקדמה, טריגר ליתרה	”30/70” בלי לומר 70 אחוז ממה, או מתי
זמן אספקה	ימים מאיזה אירוע	”25 ימים” מנקודת התחלה שלא צוינה
אריזה	קרטונים, מידות, משקל ברוטו ונטו	נשאר לרשימת האריזה שעוד לא קיימת
אחריות	התנאי, לכל פלטפורמה	מופיע בקטלוג, נעדר כאן
פרטי בנק	חשבון, SWIFT, שם מוטב התואם את המוכר	שם מוטב השונה מזה שבחשבונית

שלושת השדות שעוצרים הזמנות

ה-Incoterm בלי מקום. “FOB” הוא חצי תנאי. FOB שנז’ן ו-FOB נינגבו הם מחירים שונים, וקונה לא יכול לחשב עלות נחיתה בלי הנמל. כך גם ב-DDP: המקום הוא כתובת האספקה, והוא משנה את המחיר יותר מכפי שהתנאי משנה אותו.

קרטונים שאינם מתיישבים עם היחידות. הזמנה של 504 יחידות ב-18 לקרטון היא 28 קרטונים. אם ה-PI אומר 504 יחידות ורשימת האריזה אומרת אחר כך 26 קרטונים, מישהו צריך להסביר את הפער לפני שמזמינים את הקונטיינר, והתשובה היא בדרך כלל יחידות רזרבה שמעולם לא נרשמו. שימו את שורת הרזרבה על ה-PI.

תנאי האחריות שלעולם לא מגיע. הצעת מחיר שמזכירה שנתיים, ו-PI שלא מזכיר דבר, משאירים את האחריות מחוץ לחוזה. כשמגיעה תביעה שמונה-עשר חודשים אחר כך, הקונה מפיק את הצעת המחיר והספק מפיק את ה-PI.

תנאי תשלום, כתובים כך שאי אפשר לקרוא אותם לא נכון

“30/70” הוא קיצור שנכנס למשפט וגורם לוויכוחים. כתבו אותו כשלוש עובדות:

• אחוז המקדמה והמטבע, ומה מפעיל אותה: חתימה על ה-PI, או הזמנת רכישה (PO).
• אחוז היתרה, והטריגר: לפני המשלוח, כנגד העתק של שטר המטען, או עם ההגעה.
• מי משלם את עמלות הבנק, ובאיזה צד.

הטריגר חשוב יותר מהאחוז. יתרה של 70 אחוז “לפני המשלוח” היא עסקה אחרת מ-70 אחוז “כנגד מסמכים”, ושתיהן נכתבות כ-70 אחוז ברוב המיילים.

איפה יושב קוד התעריף

קוד התעריף שייך ל-PI למרות שעמיל המכס הוא זה שמצהיר אותו, כי צוות הכספים של הקונה צריך אותו כדי להעריך את המכס, ועמיל המכס של הקונה צריך אותו לפני שהסחורה זזה.

הוא גם מגן עליכם. קשה יותר לסווג מחדש בדיעבד PI שנושא קוד ותיאור שעוקב אחריו. אם הקוד עדיין פתוח, כתבו את הקוד שאתם מתכוונים להצהיר עליו וסמנו אותו ככפוף לאישור העמיל, במקום להשאיר את השדה ריק.

מה אנחנו שמים על שלנו

אנחנו מנפיקים את ה-PI עם הישויות המשפטיות, האסמכתה והתוקף, הדגם וקוד התעריף, היחידות והקרטונים עם שורת הרזרבה, ה-Incoterm והמקום הנקוב, חלוקת התשלום עם הטריגרים, זמן האספקה שנספר מקבלת המקדמה, נתוני האריזה, תנאי האחריות לכל פלטפורמה, ופרטי בנק שהמוטב בהם תואם את המוכר.

מה שאנחנו לא עושים הוא להנפיק PI מהצעת מחיר שלא סוכמה, או לתת ל-PI לצאת עם שדה שהצעת המחיר השאירה פתוח.

אם ההזמנה צריכה אחר כך את סט הייצוא שלה, חמשת המסמכים שמלווים כל קרטון הוא הקריאה הנלווית, ולמה CBM נמדד גובר על CBM מחושב מסביר את הנפח ששורת האריזה ב-PI צריכה לשקף. לגבי התנאים המסחריים שמאחורי המחיר, תנאי אחריות ותהליך ה-OEM/ODM מכסים את שני השדות שנשארים בחוץ לרוב.