Was in eine Proforma-Rechnung für eine IPL-Bestellung gehört

Kurze Antwort: Eine Proforma-Rechnung ist das Dokument, das das Finanzteam des Käufers liest, bevor sich Geld bewegt. Sie muss dieselben kaufmännischen Bedingungen nennen wie das Angebot, einen Incoterm mit benanntem Ort tragen und die Stückzahlen mit den Kartons in Übereinstimmung bringen. Die Felder, die schiefgehen, sind bei jedem Projekt dieselben.

Warum die PI mehr zählt als das Angebot

Ein Angebot eröffnet ein Gespräch. Eine Proforma-Rechnung ist das, womit die Finanzabteilung des Käufers die Zahlung anweist, die Währung bucht und, falls es eine gibt, ein Akkreditiv eröffnet.

Das verändert den Maßstab. Ein Angebot darf ungefähr sein und bleibt brauchbar. Eine PI mit einem ungefähren Feld wird zu einer Zahlungsrückfrage, dann zu einem E-Mail-Verlauf, dann zu einer verspäteten Anzahlung.

Vier Dinge müssen zutreffen, bevor eine PI hinausgeht:

• Sie stimmt mit dem Angebot in Preis, Laufzeit und Umfang überein.
• Jede Menge stimmt überein: Stück, Kartons, Stück pro Karton.
• Der Incoterm ist mit einem Ort benannt, nicht nur mit einem Drei-Buchstaben-Code.
• Die kaufmännischen Bedingungen, die einen Anspruch betreffen, insbesondere die Gewährleistung, stehen darauf.

Die Feldliste

Feld	Was es nennen muss	Was schiefgeht
Parteien	Rechtsträger-Namen und Adressen beider Seiten	Handelsname auf einer Seite, kein Rechtsträger
Nummer und Datum	PI-Referenz und Ausstellungsdatum	Keine Referenz, also kann niemand sie einer Zahlung zuordnen
Gültigkeit	Wie lange der Preis gilt	Unbefristet, dann neu bepreist, nachdem der Käufer budgetiert hat
Produkt	Modell, Beschreibung, Zolltarifnummer	Nur Beschreibung, kein Modellcode
Menge	Stück, und Kartons mit Stück pro Karton	Nur Stück, also hat der Spediteur keine Kartonanzahl
Preis	Stückpreis, Währung, Gesamtsumme	Währung aus dem Kontext erschlossen
Incoterm	Der Term und der benannte Ort	„FOB“ ohne Hafen
Zahlung	Anzahlungsprozentsatz, Auslöser des Restbetrags	„30/70“ ohne Angabe, 70 Prozent wovon, oder wann
Lieferzeit	Tage ab welchem Ereignis	„25 Tage“ ab ungenanntem Startpunkt
Verpackung	Kartons, Maße, Brutto- und Nettogewicht	Bleibt der Packliste überlassen, die es noch nicht gibt
Gewährleistung	Die Frist, je Plattform	Im Katalog vorhanden, hier nicht
Bankdaten	Konto, SWIFT, Begünstigtenname passend zum Verkäufer	Begünstigtenname weicht von der Rechnung ab

Die drei Felder, die Bestellungen aufhalten

Der Incoterm ohne Ort. „FOB“ ist ein halber Term. FOB Shenzhen und FOB Ningbo sind verschiedene Preise, und ein Käufer kann die Landed Cost ohne den Hafen nicht berechnen. Dasselbe gilt für DDP: der Ort ist die Lieferadresse, und er verändert den Preis stärker als der Term selbst.

Kartons, die nicht zu den Stückzahlen passen. Eine Bestellung von 504 Stück bei 18 pro Karton sind 28 Kartons. Wenn die PI 504 Stück nennt und die Packliste später 26 Kartons sagt, muss jemand die Differenz erklären, bevor der Container gebucht wird, und die Antwort sind meist Reservestücke, die nie aufgeführt wurden. Setzen Sie die Reservestück-Position auf die PI.

Die Gewährleistungsfrist, die nie ankommt. Ein Angebot, das zwei Jahre erwähnt, und eine PI, die nichts erwähnt, lassen die Gewährleistung außerhalb des Vertrags. Wenn achtzehn Monate später ein Anspruch kommt, zieht der Käufer das Angebot hervor und der Lieferant die PI.

Zahlungsbedingungen, formuliert, dass sie nicht falsch gelesen werden können

„30/70“ ist eine Kurzform, die in einen Satz passt und Streit verursacht. Schreiben Sie sie als drei Fakten:

• Der Anzahlungsprozentsatz und die Währung, und was sie auslöst: die Unterzeichnung der PI oder eine Bestellung.
• Der Restbetragsprozentsatz und der Auslöser: vor Versand, gegen eine Kopie des Konnossements oder bei Ankunft.
• Wer die Bankgebühren trägt, und an welchem Ende.

Der Auslöser zählt mehr als der Prozentsatz. Ein Restbetrag von 70 Prozent „vor Versand“ ist ein anderes Geschäft als 70 Prozent „gegen Dokumente“, und beide stehen in den meisten E-Mails als 70 Prozent.

Wo die Zolltarifnummer steht

Die Zolltarifnummer gehört auf die PI, auch wenn der Zollagent sie anmeldet, weil das Finanzteam des Käufers sie für die Zollschätzung braucht und der Zollagent des Käufers sie braucht, bevor die Ware sich bewegt.

Sie schützt Sie auch. Eine PI, die einen Code und eine dazu passende Beschreibung trägt, lässt sich später schwerer umschlüsseln. Wenn der Code noch offen ist, schreiben Sie den Code, den Sie anmelden wollen, und markieren Sie ihn als vorbehaltlich der Bestätigung durch den Zollagenten, statt das Feld leer zu lassen.

Was wir auf unsere setzen

Wir stellen die PI mit den Rechtsträgern, der Referenz und Gültigkeit, dem Modell und der Zolltarifnummer, Stück und Kartons mit der Reservestück-Position, dem Incoterm und benannten Ort, der Zahlungsaufteilung mit Auslösern, der ab Eingang der Anzahlung gezählten Lieferzeit, den Verpackungsdaten, der Gewährleistungsfrist je Plattform und Bankdaten aus, deren Begünstigter zum Verkäufer passt.

Was wir nicht tun, ist, eine PI aus einem nicht vereinbarten Angebot auszustellen oder eine PI mit einem Feld hinausgehen zu lassen, das das Angebot offen gelassen hat.

Wenn die Bestellung dann ihr Export-Set braucht, lesen Sie begleitend die fünf Dokumente, die mit jedem Karton reisen, und warum gemessene CBM berechnete CBM schlägt erklärt das Volumen, das die Verpackungszeile der PI widerspiegeln sollte. Für die kaufmännischen Bedingungen hinter dem Preis decken die Gewährleistungsbedingungen und der OEM/ODM-Prozess die beiden Felder ab, die am häufigsten fehlen.