Co powinno znaleźć się na fakturze proforma na zamówienie IPL

Krótka odpowiedź: faktura proforma to dokument, który zespół finansowy kupującego czyta, zanim ruszą jakiekolwiek pieniądze. Musi podawać te same warunki handlowe co oferta, zawierać Incoterm ze wskazanym miejscem i zgadzać liczbę sztuk z liczbą kartonów. Pola, które się psują, są za każdym razem te same.

Dlaczego PI ma większe znaczenie niż oferta

Oferta otwiera rozmowę. Faktura proforma to dokument, po który dział finansowy kupującego sięga, aby zlecić płatność, zaksięgować walutę i otworzyć akredytywę, jeśli jest potrzebna.

To zmienia standard. Oferta może być przybliżona i nadal być użyteczna. PI z przybliżonym polem staje się pytaniem do płatności, potem wątkiem mailowym, a następnie opóźnioną zaliczką.

Cztery rzeczy muszą być spełnione, zanim PI zostanie wysłane:

• Jest zgodna z ofertą pod względem ceny, terminu i zakresu.
• Każda ilość się zgadza: sztuki, kartony, sztuki na karton.
• Incoterm jest wskazany wraz z miejscem, a nie tylko trzyliterowym kodem.
• Warunki handlowe mające wpływ na reklamację, w szczególności gwarancja, są na niej ujęte.

Lista pól

Pole	Co musi określać	Co idzie nie tak
Strony	Nazwy i adresy podmiotów prawnych obu stron	Nazwa handlowa po jednej stronie, bez podmiotu prawnego
Numer i data	Numer referencyjny PI i data wystawienia	Brak numeru, więc nikt nie dopasuje jej do płatności
Ważność	Jak długo cena obowiązuje	Bez terminu, a potem nowa cena po tym, jak kupujący zaplanuje budżet
Produkt	Model, opis, kod taryfowy	Tylko opis, bez kodu modelu
Ilość	Sztuki oraz kartony ze sztukami na karton	Tylko sztuki, więc spedytor nie ma liczby kartonów
Cena	Cena jednostkowa, waluta, suma	Waluta domyślana z kontekstu
Incoterm	Termin i wskazane miejsce	„FOB” bez portu
Płatność	Procent zaliczki, warunek uruchomienia salda	„30/70” bez wskazania, 70 procent czego i kiedy
Termin realizacji	Dni liczone od jakiego zdarzenia	„25 dni” od nieokreślonego początku
Pakowanie	Kartony, wymiary, waga brutto i netto	Zostawione liście pakowej, której jeszcze nie ma
Gwarancja	Okres, dla każdej platformy	Obecna w katalogu, nieobecna tutaj
Dane bankowe	Numer konta, SWIFT, nazwa odbiorcy zgodna ze sprzedawcą	Nazwa odbiorcy różna od tej na fakturze

Trzy pola, które wstrzymują zamówienia

Incoterm bez miejsca. „FOB” to połowa terminu. FOB Shenzhen i FOB Ningbo to różne ceny, a bez portu kupujący nie policzy kosztu dostarczenia do miejsca przeznaczenia. To samo dotyczy DDP: miejsce to adres dostawy i zmienia cenę bardziej niż sam termin.

Kartony, które nie zgadzają się ze sztukami. Zamówienie 504 sztuk po 18 na karton to 28 kartonów. Jeśli PI podaje 504 sztuk, a lista pakowa później mówi o 26 kartonach, ktoś musi wyjaśnić różnicę, zanim kontener zostanie zarezerwowany, a odpowiedzią są zwykle dodatkowe sztuki, których nigdy nie ujęto na liście. Umieść tę dodatkową pozycję na PI.

Warunek gwarancji, który nigdy nie dociera. Oferta, która wspomina o dwóch latach, i PI, które nie wspomina o niczym, zostawiają gwarancję poza umową. Gdy osiemnaście miesięcy później pojawia się reklamacja, kupujący sięga po ofertę, a dostawca po PI.

Warunki płatności zapisane tak, by nie dało się ich opacznie odczytać

„30/70” to skrót, który mieści się w jednym zdaniu i wywołuje spory. Zapisz go jako trzy fakty:

• Procent zaliczki i walutę oraz to, co ją uruchamia: podpisanie PI albo zamówienie zakupu (PO).
• Procent salda i warunek jego uruchomienia: przed wysyłką, za okazaniem kopii konosamentu albo po przybyciu.
• Kto ponosi koszty bankowe i po której stronie.

Warunek uruchomienia ma większe znaczenie niż sam procent. Saldo 70 procent „przed wysyłką” to inna transakcja niż 70 procent „za okazaniem dokumentów”, a w większości maili oba są zapisane jako 70 procent.

Gdzie znajduje się kod taryfowy

Kod taryfowy należy umieścić na PI, choć zgłasza go broker, ponieważ zespół finansowy kupującego potrzebuje go do oszacowania cła, a broker celny kupującego potrzebuje go, zanim towar wyruszy.

Chroni cię to również. PI, które zawiera kod i spójny z nim opis, trudniej później przeklasyfikować. Jeśli kod nie jest jeszcze pewny, wpisz ten, który zamierzasz zgłosić, i oznacz go jako podlegający potwierdzeniu przez brokera, zamiast zostawiać pole puste.

Co umieszczamy na naszej

Wystawiamy PI z podmiotami prawnymi, numerem i ważnością, modelem i kodem taryfowym, sztukami i kartonami wraz z dodatkową pozycją, Incotermem i wskazanym miejscem, podziałem płatności z warunkami uruchomienia, terminem realizacji liczonym od otrzymania zaliczki, danymi pakowania, okresem gwarancji dla każdej platformy oraz danymi bankowymi, w których odbiorca zgadza się ze sprzedawcą.

Nie robimy jednego: nie wystawiamy PI na podstawie oferty, która nie została uzgodniona, i nie pozwalamy, by PI wyszło z polem, które oferta zostawiła otwarte.

Jeśli zamówienie wymaga potem swojego zestawu eksportowego, pięć dokumentów, które jadą z każdym kartonem to lektura towarzysząca, a dlaczego zmierzony CBM jest lepszy od wyliczonego CBM wyjaśnia objętość, którą powinna odzwierciedlać linia pakowania na PI. Jeśli chodzi o warunki handlowe stojące za ceną, warunki gwarancji i proces OEM/ODM obejmują dwa pola najczęściej pomijane.