Que doit contenir une facture proforma pour une commande IPL

Réponse courte : une facture proforma (PI) est le document que l’équipe finance de l’acheteur lit avant tout mouvement d’argent. Elle doit énoncer les mêmes conditions commerciales que le devis, porter un Incoterm avec un lieu nommé, et faire correspondre les unités aux cartons. Les champs qui posent problème sont les mêmes sur chaque projet.

Pourquoi la PI compte plus que le devis

Un devis ouvre une conversation. Une facture proforma est ce que le service finance de l’acheteur utilise pour émettre le paiement, réserver la devise et ouvrir une lettre de crédit s’il y en a une.

Cela change la norme. Un devis peut être approximatif et rester utile. Une PI dont un champ est approximatif devient une question sur le paiement, puis un fil d’e-mails, puis un acompte retardé.

Quatre choses doivent être vraies avant qu’une PI ne parte :

• Elle correspond au devis sur le prix, les conditions et le périmètre.
• Chaque quantité se recoupe : unités, cartons, unités par carton.
• L’Incoterm est nommé avec un lieu, pas seulement un code à trois lettres.
• Les conditions commerciales qui pèsent sur une réclamation, la garantie en particulier, y figurent.

La liste des champs

Champ	Ce qu’il doit énoncer	Ce qui pose problème
Parties	Noms et adresses des entités juridiques des deux côtés	Nom commercial d’un côté, aucune entité juridique
Numéro et date	Référence de la PI et date d’émission	Aucune référence, donc personne ne peut la rattacher à un paiement
Validité	Durée pendant laquelle le prix tient	Sans échéance, puis reprisé après que l’acheteur a établi son budget
Produit	Modèle, description, code tarifaire	Description seule, sans code modèle
Quantité	Unités, et cartons avec unités par carton	Unités seules, donc le transitaire n’a aucun nombre de cartons
Prix	Prix unitaire, devise, total	Devise déduite du contexte
Incoterm	Le terme et le lieu nommé	« FOB » sans port
Paiement	Pourcentage d’acompte, déclencheur du solde	« 30/70 » sans dire 70 pour cent de quoi, ni quand
Délai	Jours à partir de quel événement	« 25 jours » à partir d’un point de départ non précisé
Emballage	Cartons, dimensions, poids brut et net	Renvoyé à la packing list qui n’existe pas encore
Garantie	La durée, par plateforme	Présente au catalogue, absente ici
Coordonnées bancaires	Compte, SWIFT, nom du bénéficiaire correspondant au vendeur	Nom du bénéficiaire différent de celui de la facture

Les trois champs qui bloquent les commandes

L’Incoterm sans lieu. « FOB » est la moitié d’un terme. FOB Shenzhen et FOB Ningbo sont des prix différents, et un acheteur ne peut pas calculer son coût rendu sans le port. Il en va de même pour DDP : le lieu est l’adresse de livraison, et il change le prix plus que le terme lui-même.

Des cartons qui ne se recoupent pas avec les unités. Une commande de 504 unités à 18 par carton fait 28 cartons. Si la PI indique 504 unités et que la packing list parle ensuite de 26 cartons, quelqu’un doit expliquer la différence avant que le conteneur soit réservé, et la réponse est en général des unités de rechange qui n’ont jamais été listées. Mettez la ligne de rechange sur la PI.

La clause de garantie qui n’arrive jamais. Un devis qui mentionne deux ans, et une PI qui ne mentionne rien, laisse la garantie hors du contrat. Quand une réclamation arrive dix-huit mois plus tard, l’acheteur produit le devis et le fournisseur produit la PI.

Conditions de paiement, rédigées pour ne pas être mal lues

« 30/70 » est un raccourci qui tient dans une phrase et provoque des discussions. Écrivez-le comme trois faits :

• Le pourcentage d’acompte et la devise, et ce qui le déclenche : la signature de la PI, ou un bon de commande.
• Le pourcentage du solde, et le déclencheur : avant expédition, contre copie du connaissement, ou à l’arrivée.
• Qui paie les frais bancaires, et à quel bout.

Le déclencheur compte plus que le pourcentage. Un solde de 70 pour cent « avant expédition » n’est pas la même affaire qu’un solde de 70 pour cent « contre documents », et les deux s’écrivent 70 pour cent dans la plupart des e-mails.

Où se situe le code tarifaire

Le code tarifaire a sa place sur la PI même si c’est le courtier qui le déclare, parce que l’équipe finance de l’acheteur en a besoin pour estimer les droits de douane et que le courtier en douane de l’acheteur en a besoin avant que les marchandises ne bougent.

Cela vous protège aussi. Une PI qui porte un code et une description cohérente avec ce code est plus difficile à reclasser plus tard. Si le code est encore ouvert, écrivez le code que vous avez l’intention de déclarer et marquez-le comme sous réserve de confirmation du courtier, plutôt que de laisser le champ vide.

Ce que nous mettons sur la nôtre

Nous émettons la PI avec les entités juridiques, la référence et la validité, le modèle et le code tarifaire, les unités et les cartons avec la ligne de rechange, l’Incoterm et le lieu nommé, la répartition du paiement avec ses déclencheurs, le délai compté à partir de la réception de l’acompte, les données d’emballage, la clause de garantie par plateforme, et des coordonnées bancaires dont le bénéficiaire correspond au vendeur.

Ce que nous ne faisons pas, c’est émettre une PI à partir d’un devis qui n’a pas été accepté, ou laisser partir une PI avec un champ que le devis a laissé ouvert.

Si la commande a ensuite besoin de son jeu export, les cinq documents qui accompagnent chaque carton est la lecture complémentaire, et pourquoi un CBM mesuré vaut mieux qu’un CBM calculé explique le volume que la ligne emballage de la PI doit refléter. Pour les conditions commerciales derrière le prix, les conditions de garantie et le processus OEM/ODM couvrent les deux champs les plus souvent oubliés.