Cinci documente călătoresc cu fiecare cutie IPL și trebuie să fie în acord

Răspuns scurt: o expediere IPL se bazează pe cinci documente, iar containerele așteaptă rar pentru că lipsește unul. Așteaptă pentru că cifrele de pe ele nu sunt în acord. Cele cinci sunt factura comercială, lista de ambalare, certificatul de origine, documentul de transport și declarația vamală, iar un funcționar vamal le citește unul față de altul.

La ce folosește fiecare

Document	Ce dovedește	Cine îl emite	Cu ce este comparat
Factura comercială	Ce s-a vândut, cui, la ce preț și în ce condiții	Vânzătorul	Declarația și comanda de cumpărare
Lista de ambalare	Ce se află fizic în cutii, greutăți și dimensiuni	Vânzătorul sau fabrica	Etichetele cutiilor și greutatea măsurată
Certificatul de origine	Unde au fost fabricate mărfurile, pentru taxe vamale și măsuri comerciale	Camera de comerț sau un organism aprobat	Declarația și regulile de origine ale destinației
Conosament sau scrisoare de transport aerian	Ce a fost predat transportatorului și încotro merge	Transportatorul	Factura și lista de ambalare
Declarația vamală	Clasificarea tarifară și elementele declarate	Declarantul, pe instrucțiunile exportatorului	Toate cele de mai sus

Fiecare răspunde la o întrebare diferită, iar sarcina autorității fiscale este să găsească neconcordanța dintre ele.

Cifra care iese greșită cel mai des

Greutatea brută. Apare pe lista de ambalare, pe declarația vamală, pe eticheta cutiei și, în unele formate, pe factura comercială. Patru locuri, o singură cifră, măsurată în momente diferite de oameni diferiți.

La o expediere de 504 unități, eticheta cutiei indica 39.9 lb per cutie, iar lista de ambalare avea 39.7 lb. La 28 de cutii, aceasta este o diferență de aproximativ 5.6 lb, care fizic nu înseamnă nimic și administrativ înseamnă totul: două documente care nu sunt în acord despre aceeași cutie.

Soluția nu este să le faceți media. Soluția este să decideți care măsurătoare este cea de referință, să modificați celelalte documente pentru a se potrivi și să notați motivul. În acel caz, cifra din lista de ambalare era corectă, iar eticheta cutiei era excepția, așa că documentele au fost aliniate la 504.0 kg greutate brută totală, iar eticheta a fost corectată.

Lecția se generalizează: o greutate de pe eticheta unei cutii este o măsurătoare de fabrică, iar cifra din declarație este cea față de care vama va cântări. Au voie să difere printr-o eroare de rotunjire, nu cu 0.2 lb per cutie.

A doua cifră: cutiile

Numărul de containere, numărul de cutii și cantitatea per cutie sunt același fapt exprimat în trei feluri și se greșesc ușor când o comandă pleacă în două loturi sau primește o cutie în plus.

O listă de ambalare care spune 23 de cutii în timp ce contractul spune 28 este genul de neconcordanță care oprește un container, pentru că documentul transportatorului descrie acum un transport fizic diferit de cel comandat de cumpărător.

Remedierea este aritmetică pe lista de ambalare: unități comandate, unități per cutie, cutii necesare și o linie pentru unitățile de rezervă. Dacă unitățile de rezervă adaugă o cutie, numărul de cutii se schimbă, iar totalurile se schimbă odată cu el.

A treia: modelul și codul tarifar

Factura, declarația și eticheta cutiei identifică toate produsul. Dacă factura indică un cod de model, iar cutia altul, declarația nu le poate conecta.

Același lucru se aplică și codului tarifar. Codul nu este stabilit pentru această categorie de produse, ceea ce face consecvența dintre documente mai importantă, nu mai puțin importantă: odată ce brokerul a ales un cod, fiecare document poartă acel cod și descrierea care îl însoțește.

Care document este cerut și când

Secvența contează mai mult decât lista, pentru că fiecare etapă acceptă doar un document care există în acel moment.

Etapă	Ce se cere	De ce contează în acel moment
Înainte de producție	Factura sau factura proformă, cu Incotermul	Condițiile comenzii se stabilesc aici
Înainte de rezervare	Lista de ambalare cu greutăți și dimensiuni	Transportatorul taxează pe volumul măsurat
Înainte de declarare	Factura, lista de ambalare, datele de origine, elementele declarate	Declarația se construiește din acestea
La predare	Documentul de transport	Nimic nu se mișcă fără el
La destinație	Factura, lista de ambalare, certificatul de origine, documentele de conformitate	Eliberarea și taxele vamale

Lista de ambalare este documentul subestimat. Este tratată ca o fișă internă și este exact cea pe care o citesc atât transportatorul, cât și autoritatea din destinație.

Unde se situează documentele de conformitate

Cele cinci documente de transport aduc mărfurile acolo. Nu le aduc la vânzare.

Documentele de conformitate — o declarație de conformitate, un raport de testare, un certificat de produs — sunt separate și sunt verificate de un alt public. Dar împărtășesc aceiași identificatori: codul de model, numele producătorului și adesea lotul. O expediere a cărei factură indică un model și al cărei certificat indică altul are două probleme, nu una.

Ce să verificați înainte de sigilarea containerului

1. Cantitatea: unități, cutii, unități per cutie și orice linie de unități de rezervă.
2. Greutățile: netă și brută, per cutie și totală, identice pe lista de ambalare, pe declarație și pe eticheta cutiei.
3. Dimensiunile: per cutie și configurația de palet sau de cutii efectiv încărcată.
4. Identificarea: codul de model identic pe factură, pe lista de ambalare, pe etichetă și pe declarație.
5. Codul tarifar și descrierea: identice peste tot și corespunzătoare mărfurilor.
6. Originea: consecventă între certificat, declarație și comanda de cumpărare.

Șase verificări, zece minute, înainte de închiderea ușilor. Aceleași șase după închiderea ușilor costă o zi de staționare.

Ce facem și ce nu facem

Noi emitem factura și lista de ambalare, păstrăm documentele de origine și de conformitate și reconciliem cifrele cu etichetele cutiilor înainte ca brokerul să depună — așa se găsește o diferență de 0.2 lb per cutie înainte de port, nu în port. Nu emitem un conosament, nu depunem declarația și nu modificăm o cifră declarată ca să punem documentele în acord atunci când mărfurile fizice spun altceva.

Dacă expedierea este pe cale aeriană și conține o celulă de litiu, setul de documente UN38.3 este al doilea plic. Pentru volumul pe care îl poartă lista de ambalare, de ce CBM-ul măsurat bate CBM-ul calculat explică cele 7.5 la sută. Iar procesul de ambalare și logistică arată ce document se produce în care etapă.