Πέντε έγγραφα ταξιδεύουν με κάθε χαρτοκιβώτιο IPL, και πρέπει να συμφωνούν

Σύντομη απάντηση: μια αποστολή IPL κινείται με πέντε έγγραφα, και τα κοντέινερ σπάνια περιμένουν επειδή λείπει ένα από αυτά. Περιμένουν επειδή οι αριθμοί πάνω τους δεν συμφωνούν. Τα πέντε είναι το εμπορικό τιμολόγιο, το δελτίο συσκευασίας, το πιστοποιητικό καταγωγής, το έγγραφο μεταφοράς και η τελωνειακή διασάφηση, και ένας τελωνειακός υπάλληλος τα διαβάζει το ένα απέναντι στο άλλο.

Σε τι χρησιμεύει το καθένα

Έγγραφο	Τι αποδεικνύει	Ποιος το εκδίδει	Με τι συγκρίνεται
Εμπορικό τιμολόγιο	Τι πουλήθηκε, σε ποιον, σε ποια τιμή και με ποιους όρους	Πωλητής	Τη διασάφηση και την αγοραστική παραγγελία
Δελτίο συσκευασίας	Τι βρίσκεται φυσικά στα κουτιά, βάρη και διαστάσεις	Πωλητής ή εργοστάσιο	Τις ετικέτες των χαρτοκιβωτίων και το μετρημένο βάρος
Πιστοποιητικό καταγωγής	Πού κατασκευάστηκαν τα εμπορεύματα, για δασμούς και μέτρα εμπορίου	Επιμελητήριο ή εγκεκριμένος φορέας	Τη διασάφηση και τους κανόνες καταγωγής του προορισμού
Θαλάσσια φορτωτική ή αεροπορική φορτωτική	Τι παραδόθηκε στον διαμεταφορέα, και πού πηγαίνει	Διαμεταφορέας	Το τιμολόγιο και το δελτίο συσκευασίας
Τελωνειακή διασάφηση	Τη δασμολογική κατάταξη και τα δηλωτικά στοιχεία	Διασαφιστής, με τις οδηγίες του εξαγωγέα	Όλα τα παραπάνω

Καθένα απαντά σε διαφορετική ερώτηση, και το έργο της φορολογικής αρχής είναι να βρει την ασυνέπεια ανάμεσά τους.

Ο αριθμός που πηγαίνει στραβά πιο συχνά

Το μεικτό βάρος. Εμφανίζεται στο δελτίο συσκευασίας, στην τελωνειακή διασάφηση, στην ετικέτα του χαρτοκιβωτίου και, σε ορισμένες μορφές, στο εμπορικό τιμολόγιο. Τέσσερα σημεία, ένας αριθμός, και μετριέται σε διαφορετικές στιγμές από διαφορετικούς ανθρώπους.

Σε μια αποστολή 504 τεμαχίων, η ετικέτα του χαρτοκιβωτίου έγραφε 39.9 lb ανά χαρτοκιβώτιο και το δελτίο συσκευασίας έφερε 39.7 lb. Σε 28 χαρτοκιβώτια αυτό είναι διαφορά περίπου 5.6 lb, που φυσικά δεν είναι τίποτα και διοικητικά είναι τα πάντα: δύο έγγραφα που διαφωνούν για το ίδιο χαρτοκιβώτιο.

Η λύση δεν είναι να τα βγάλετε μέσο όρο. Είναι να αποφασίσετε ποια μέτρηση διέπει, να αλλάξετε τα άλλα έγγραφα ώστε να συμφωνήσουν και να καταγράψετε τον λόγο. Στην περίπτωση εκείνη ο αριθμός του δελτίου συσκευασίας ήταν σωστός και η ετικέτα του χαρτοκιβωτίου ήταν η απόκλιση, οπότε τα έγγραφα ευθυγραμμίστηκαν στα 504.0 kg συνολικού μεικτού βάρους και η ετικέτα διορθώθηκε.

Το δίδαγμα γενικεύεται: ένα βάρος σε ετικέτα χαρτοκιβωτίου είναι μέτρηση εργοστασίου, και ο αριθμός στη διασάφηση είναι αυτός με τον οποίο θα ζυγίσει το τελωνείο. Επιτρέπεται να διαφέρουν κατά ένα σφάλμα στρογγυλοποίησης και όχι κατά 0.2 lb ανά χαρτοκιβώτιο.

Ο δεύτερος αριθμός: τα χαρτοκιβώτια

Ο αριθμός κοντέινερ, ο αριθμός χαρτοκιβωτίων και η ποσότητα ανά χαρτοκιβώτιο είναι το ίδιο γεγονός εκφρασμένο με τρεις τρόπους, και είναι εύκολο να γίνουν λάθος όταν μια παραγγελία φεύγει σε δύο παρτίδες ή αποκτά ένα εφεδρικό χαρτοκιβώτιο.

Ένα δελτίο συσκευασίας που λέει 23 χαρτοκιβώτια ενώ το συμβόλαιο λέει 28 είναι το είδος της αναντιστοιχίας που σταματά ένα κοντέινερ, γιατί το έγγραφο του διαμεταφορέα περιγράφει τώρα διαφορετικό φυσικό φορτίο από αυτό που παρήγγειλε ο αγοραστής.

Η διόρθωση είναι αριθμητική πάνω στο δελτίο συσκευασίας: τεμάχια που παραγγέλθηκαν, τεμάχια ανά χαρτοκιβώτιο, χαρτοκιβώτια που απαιτούνται και μια γραμμή για εφεδρικά τεμάχια. Αν τα εφεδρικά τεμάχια προσθέτουν ένα χαρτοκιβώτιο, ο αριθμός χαρτοκιβωτίων αλλάζει και τα σύνολα αλλάζουν μαζί του.

Ο τρίτος: μοντέλο και δασμολογικός κωδικός

Το τιμολόγιο, η διασάφηση και η ετικέτα του χαρτοκιβωτίου ταυτοποιούν όλα το προϊόν. Αν το τιμολόγιο λέει έναν κωδικό μοντέλου και το χαρτοκιβώτιο λέει άλλον, η διασάφηση δεν μπορεί να τα συνδέσει.

Το ίδιο ισχύει για τον δασμολογικό κωδικό. Ο κωδικός δεν είναι καθορισμένος για αυτή την κατηγορία προϊόντων, γεγονός που κάνει τη συνέπεια ανάμεσα στα έγγραφα πιο σημαντική και όχι λιγότερο: μόλις ο εκτελωνιστής επιλέξει κωδικό, κάθε έγγραφο φέρει αυτόν τον κωδικό και την περιγραφή που τον συνοδεύει.

Ποιο έγγραφο ζητείται και πότε

Η σειρά μετράει περισσότερο από τη λίστα, γιατί κάθε στάδιο δέχεται μόνο ένα έγγραφο που υπάρχει εκείνη τη στιγμή.

Στάδιο	Τι ζητείται	Γιατί μετράει τότε
Πριν την παραγωγή	Τιμολόγιο ή προτιμολόγιο, με τον Incoterm	Οι όροι της παραγγελίας καθορίζονται εδώ
Πριν την κράτηση	Δελτίο συσκευασίας με βάρη και διαστάσεις	Ο διαμεταφορέας χρεώνει με βάση τον μετρημένο όγκο
Πριν τη διασάφηση	Τιμολόγιο, δελτίο συσκευασίας, στοιχεία καταγωγής, δηλωτικά στοιχεία	Η διασάφηση χτίζεται από αυτά
Στην παράδοση	Το έγγραφο μεταφοράς	Τίποτα δεν κινείται χωρίς αυτό
Στον προορισμό	Τιμολόγιο, δελτίο συσκευασίας, πιστοποιητικό καταγωγής, έγγραφα συμμόρφωσης	Αποδέσμευση και δασμός

Το δελτίο συσκευασίας είναι το έγγραφο που υποτιμάται. Αντιμετωπίζεται ως εσωτερικό φύλλο, και είναι εκείνο που διαβάζουν και ο διαμεταφορέας και η αρχή του προορισμού.

Πού βρίσκονται τα έγγραφα συμμόρφωσης

Τα πέντε έγγραφα ταξιδιού φέρνουν τα εμπορεύματα εκεί. Δεν τα καθιστούν πωλήσιμα.

Τα έγγραφα συμμόρφωσης — μια δήλωση συμμόρφωσης, μια έκθεση δοκιμών, ένα πιστοποιητικό προϊόντος — είναι ξεχωριστά και τα ελέγχει άλλο κοινό. Μοιράζονται όμως τα ίδια αναγνωριστικά: κωδικό μοντέλου, όνομα κατασκευαστή και συχνά παρτίδα. Μια αποστολή της οποίας το τιμολόγιο λέει ένα μοντέλο και το πιστοποιητικό λέει άλλο έχει δύο προβλήματα, όχι ένα.

Τι να ελέγξετε πριν σφραγιστεί το κοντέινερ

1. Ποσότητα: τεμάχια, χαρτοκιβώτια, τεμάχια ανά χαρτοκιβώτιο και τυχόν γραμμή εφεδρικών τεμαχίων.
2. Βάρη: καθαρό και μεικτό, ανά χαρτοκιβώτιο και συνολικά, ίδια στο δελτίο συσκευασίας, στη διασάφηση και στην ετικέτα του χαρτοκιβωτίου.
3. Διαστάσεις: ανά χαρτοκιβώτιο, και η διάταξη παλέτας ή χαρτοκιβωτίων που φορτώθηκε πραγματικά.
4. Ταυτοποίηση: κωδικός μοντέλου ίδιος στο τιμολόγιο, στο δελτίο συσκευασίας, στην ετικέτα και στη διασάφηση.
5. Δασμολογικός κωδικός και περιγραφή: ίδια παντού, και να ταιριάζουν με τα εμπορεύματα.
6. Καταγωγή: συνεπής ανάμεσα στο πιστοποιητικό, στη διασάφηση και στην αγοραστική παραγγελία.

Έξι έλεγχοι, δέκα λεπτά, πριν κλείσουν οι πόρτες. Οι ίδιοι έξι μετά το κλείσιμο των θυρών κοστίζουν μια ημέρα σταλίκων.

Τι κάνουμε εμείς και τι δεν κάνουμε

Εκδίδουμε το τιμολόγιο και το δελτίο συσκευασίας, κρατάμε τα έγγραφα καταγωγής και συμμόρφωσης και συμβιβάζουμε τους αριθμούς με τις ετικέτες των χαρτοκιβωτίων πριν καταθέσει ο εκτελωνιστής — έτσι μια απόκλιση 0.2 lb ανά χαρτοκιβώτιο βρίσκεται πριν από το λιμάνι και όχι σε αυτό. Δεν εκδίδουμε φορτωτική, δεν καταθέτουμε τη διασάφηση και δεν αλλάζουμε έναν δηλωμένο αριθμό για να συμφωνήσουν τα έγγραφα όταν τα φυσικά εμπορεύματα λένε άλλα.

Αν η αποστολή είναι αεροπορική και περιέχει στοιχείο λιθίου, το σύνολο εγγράφων UN38.3 είναι ο δεύτερος φάκελος. Για τον όγκο που φέρει το δελτίο συσκευασίας, γιατί το μετρημένο CBM υπερισχύει του υπολογισμένου CBM εξηγεί το 7.5 τοις εκατό. Και η διαδικασία συσκευασίας και logistics δείχνει ποιο έγγραφο παράγεται σε ποιο στάδιο.