Perjanjian Mutu untuk Pasokan IPL: Delapan Klausul, dan Cara Menguji Pemasok

Jawaban singkat: perjanjian mutu menentukan apa yang terjadi ketika sebuah pengiriman salah. Sebagian besar proyek IPL private-label tidak memilikinya, dan ketika sebuah klaim datang, perdebatan kembali ke purchase order dan ke itikad baik. Delapan klausul memikul beban itu, dan dua di antaranya menentukan apakah sebuah cacat masih bisa ditelusuri ke batch asalnya.

Mengapa purchase order tidak cukup

PO menyebutkan apa yang harus dibuat dan berapa yang harus dibayar. PO jarang menyebutkan apa yang dihitung sebagai cacat, siapa yang memeriksa, pada level berapa, apa yang terjadi bila level itu tidak tercapai, dan bagaimana perubahan pada produk dikomunikasikan.

Keheningan itu masih bisa ditanggung selama order masih kecil. Biayanya baru terasa pada kontainer pertama ketika seseorang menemukan masalah, karena pada saat itu kedua pihak bernegosiasi berdasarkan ingatan.

Perjanjian mutu memakan waktu satu sore dan menghapus perdebatan itu. Klausul di bawah ini diurutkan berdasarkan besarnya kerusakan akibat ketiadaannya.

Delapan klausul itu

#	Klausul	Apa yang harus dinyatakan	Biaya bila dihilangkan
1	Standar inspeksi	Standar mana, level sampling mana, siapa yang memeriksa, dan di mana	”Kami sudah memeriksanya” versus “bukan dengan cara kami memeriksa”
2	Definisi cacat	Apa yang dihitung kritis, mayor, dan minor, dengan contoh untuk produk ini	Setiap goresan menjadi perdebatan
3	Notifikasi perubahan	Siapa memberi tahu siapa, berapa jauh sebelumnya, dan apa yang dipicu oleh perubahan BOM	Pembeli menemukan perubahan komponen setelah barang tiba
4	Sampel retensi	Berapa unit disimpan dari setiap batch, untuk berapa lama, disimpan di mana	Cacat tidak bisa ditelusuri ke batch yang diproduksi
5	Respons keluhan	Tenggat konfirmasi dan akar masalah, serta siapa yang memiliki analisisnya	Klaim menggantung tanpa penyelesaian selama berminggu-minggu
6	Kerja sama penarikan produk	Siapa menelusuri unit mana, siapa menanggung biayanya, siapa yang memberi tahu	Tidak ada yang tahu serial mana dikirim ke mana
7	Penyimpanan catatan	Catatan mana, untuk berapa lama, dalam bentuk apa	Bukti kedaluwarsa sebelum klaimnya
8	Hak audit	Masa pemberitahuan, cakupan, dan apakah audit jarak jauh dihitung	Pembeli tidak bisa memverifikasi apa pun secara independen

Dua baris di antaranya layak mendapat paragrafnya sendiri.

Klausul 3, dalam praktik

BOM adalah dokumen yang hidup. Komponen menjadi tidak tersedia, pemasok menawarkan harga lebih baik, sertifikasi menuntut substitusi. Revisi adalah hal normal.

Yang tidak normal adalah pembeli baru mengetahuinya belakangan. Perubahan pada reflector cup, kipas, adaptor, atau sel dapat mengubah performa, cakupan kepatuhan, dan eksposur garansi sekaligus.

Klausul tersebut harus menuntut empat hal:

• Pemberitahuan tertulis sebelum implementasi, dengan tanggal berlakunya.
• Alasannya, dalam satu baris, karena “komponen berubah” tidak memberi tahu pembeli apa pun tentang risiko.
• Persetujuan tertulis dari pembeli untuk apa pun yang menyentuh desain kelistrikan, pendinginan, baterai, atau parameter yang diklaim.
• Pemberitahuan dan persetujuan sebagai satu dokumen yang sama. Item penyaringan dan artwork bisa berjalan dengan pemberitahuan saja; bagian-bagian di atas butuh tanda tangan.

Mekanisme yang membuat ini berjalan sangat biasa: satu halaman, bertanggal, diarsipkan bersama revisinya, dikirim sebelum produksi dimulai. Pabrik yang melakukannya dengan baik mengirim satu halaman; pabrik yang melakukannya dengan buruk mengirim telepon.

Klausul 4, dan mengapa sampel menentukan perdebatan

Tanpa sampel retensi, pembahasan cacat tidak punya titik acuan. Pabrik mengatakan unit keluar sesuai spesifikasi; pembeli mengatakan unit itu tidak sesuai dengan yang disetujui. Keduanya mungkin sedang membicarakan unit yang sama.

Tiga unit per batch, disimpan selama masa komersial model tersebut, disegel, dengan kode batch tertulis pada kantong dan pada catatan, menutup celah itu. Ini juga membuat persetujuan first-article punya arti, karena ada benda fisik untuk dibandingkan dua tahun kemudian.

Cara menguji pemasok sebelum menandatangani

Tiga pertanyaan, diajukan sebelum order pertama, memberi tahu Anda apakah perjanjian itu akan dijalankan:

1. Bisakah Anda menunjukkan tiga notifikasi perubahan terakhir untuk platform ini, beserta tanggalnya?
2. Di mana sampel retensi disimpan, dan bisakah saya melihat catatan batch untuk produksi terakhir?
3. Jika saya menjadwalkan audit jarak jauh dengan pemberitahuan seminggu sebelumnya, apa saja yang bisa saya lihat?

Pabrik dengan sistem yang berjalan menjawab ketiganya dari sebuah folder. Pabrik yang sistemnya hanya di atas dokumen menjawab pertanyaan pertama dan kesulitan dengan pertanyaan kedua.

Apa yang bukan perjanjian itu

Ini bukan sertifikat mutu, dan tidak menggantikan inspeksi. Perjanjian mutu mengatur hubungan; audit dan inspeksi yang menghasilkan bukti.

Ini juga bukan dokumen satu sisi. Klausul 1 sampai 4 melindungi pembeli. Klausul 5 sampai 7 melindungi pabrik sama seperti merek, karena klausul itu menentukan kapan sebuah klaim sah dan siapa yang membayarnya. Perjanjian yang hanya membebankan kewajiban akan ditandatangani lalu diabaikan.

Apa yang kami lakukan, dan apa yang tidak

Kami menandatangani perjanjian mutu sebelum produksi pertama, menerbitkan notifikasi perubahan tertulis untuk setiap revisi BOM yang memengaruhi parameter yang ditentukan, menyimpan sampel retensi per batch, dan membuka berkasnya untuk audit. Kami tidak menandatangani perjanjian yang tidak bisa kami jalankan, dan kami tidak mengklaim level cacat yang belum kami ukur.

Untuk apa yang harus diinspeksi dan bagaimana pertanyaan sampling biasanya diselesaikan, kontrol mutu dalam manufaktur IPL adalah bacaan pendampingnya, dan apa yang ikut berpindah saat Anda berganti pemasok membahas dokumen yang sama dari arah sebaliknya. Klausul-klausul itu hanya berfungsi jika ada yang bisa memeriksanya, dan proses OEM/ODM yang kami jalankan adalah tempat tahap inspeksi dan notifikasi perubahan bertemu proyek nyata, dengan ketentuan garansi yang menentukan apa yang terjadi setelah sebuah cacat lolos ke pasar.