Un accord qualité pour l'approvisionnement en IPL : huit clauses, et comment tester un fournisseur

Réponse courte : un accord qualité décide de ce qui se passe lorsqu’une livraison est mauvaise. La plupart des projets IPL en marque propre n’en ont pas, et quand une réclamation arrive, l’argumentation retombe sur le bon de commande et sur la bonne volonté. Huit clauses portent le poids, et deux d’entre elles décident si un défaut peut un jour être rattaché à un lot.

Pourquoi le bon de commande ne suffit pas

Un bon de commande indique quoi fabriquer et combien payer. Il indique rarement ce qui compte comme défaut, qui inspecte, à quel niveau, ce qui se passe si le niveau n’est pas atteint, et comment un changement du produit est communiqué.

Ce silence est supportable tant que les commandes sont petites. Il devient coûteux au premier conteneur où quelqu’un trouve un problème, parce qu’à ce moment-là les deux parties négocient de mémoire.

Un accord qualité prend un après-midi et supprime cette dispute. Les clauses ci-dessous sont classées par l’ampleur des dégâts que leur absence cause.

Les huit clauses

#	Clause	Ce qu’elle doit énoncer	Coût de son absence
1	Standard d’inspection	Quel standard, quel niveau d’échantillonnage, qui inspecte, et où	« Nous l’avons inspecté » contre « pas selon notre méthode d’inspection »
2	Définitions des défauts	Ce qui compte comme critique, majeur et mineur, avec des exemples pour ce produit	Chaque rayure devient un débat
3	Notification de changement	Qui informe qui, combien de temps à l’avance, et ce que déclenche un changement de nomenclature	L’acheteur découvre un changement de composant après l’arrivée de la marchandise
4	Échantillons conservés	Combien d’unités sont gardées de chaque lot, pendant combien de temps, stockées où	Un défaut ne peut pas être rattaché à un lot produit
5	Réponse aux réclamations	Délais d’accusé de réception et d’analyse des causes racines, et qui possède l’analyse	Les réclamations restent en suspens pendant des semaines
6	Coopération en cas de rappel	Qui retrace quelles unités, qui porte le coût, qui notifie	Personne ne sait quels numéros de série sont partis où
7	Conservation des enregistrements	Quels enregistrements, pendant combien de temps, sous quelle forme	La preuve expire avant la réclamation
8	Droit d’audit	Délai de préavis, périmètre, et si les audits à distance comptent	L’acheteur ne peut rien vérifier de façon indépendante

Deux de ces lignes méritent leurs propres paragraphes.

Clause 3, en pratique

Une nomenclature est un document vivant. Des composants deviennent indisponibles, un fournisseur propose un meilleur prix, une certification exige une substitution. Une révision est normale.

Ce qui n’est pas normal, c’est que l’acheteur l’apprenne plus tard. Un changement sur le godet réflecteur, le ventilateur, l’adaptateur ou la cellule peut modifier d’un seul coup la performance, le périmètre de conformité et l’exposition à la garantie.

La clause doit exiger quatre choses :

• Un préavis écrit avant la mise en œuvre, avec la date d’effet.
• La raison, en une ligne, parce que « composant changé » n’apprend rien à l’acheteur sur le risque.
• L’acceptation écrite de l’acheteur pour tout ce qui touche à la conception électrique, au refroidissement, à la batterie ou à un paramètre revendiqué.
• Le préavis et l’acceptation dans le même document. Les pièces qui passent un contrôle systématique et les visuels peuvent avancer sur simple préavis ; les pièces ci-dessus demandent une signature.

Le mécanisme qui fait fonctionner tout cela est banal : une page, datée, classée avec la révision, envoyée avant le démarrage de la production. Les usines qui le font bien envoient une page ; celles qui le font mal envoient un coup de téléphone.

Clause 4, et pourquoi les échantillons tranchent les discussions

Sans échantillons conservés, une discussion sur un défaut n’a pas de point de référence. L’usine dit que l’unité est sortie conforme ; l’acheteur dit qu’elle ne correspond pas à ce qui a été approuvé. Les deux décrivent peut-être la même unité.

Trois unités par lot, conservées pendant la vie commerciale du modèle, scellées, avec le code de lot écrit à la fois sur le sachet et sur l’enregistrement, comblent cet écart. Cela donne aussi un sens à l’approbation de la première pièce, parce qu’il existe alors quelque chose de physique à comparer deux ans plus tard.

Comment tester un fournisseur avant de signer

Trois questions, posées avant la première commande, vous disent si l’accord sera respecté :

1. Pouvez-vous me montrer les trois derniers avis de changement pour cette plateforme, avec les dates ?
2. Où les échantillons conservés sont-ils stockés, et puis-je voir l’enregistrement de lot de la dernière production ?
3. Si je réserve un audit à distance avec une semaine de préavis, que pourrai-je regarder ?

Une usine dotée d’un système qui fonctionne répond aux trois questions à partir d’un dossier. Une usine dotée d’un système de documents seulement répond à la première et peine sur la deuxième.

Ce que l’accord n’est pas

Ce n’est pas un certificat qualité, et il ne remplace pas l’inspection. Un accord qualité encadre la relation ; l’audit et l’inspection produisent les preuves.

Ce n’est pas non plus un document à sens unique. Les clauses 1 à 4 protègent l’acheteur. Les clauses 5 à 7 protègent l’usine autant que la marque, parce qu’elles définissent quand une réclamation est valable et qui la paie. Un accord qui ne fait qu’imposer des obligations est signé puis ignoré.

Ce que nous faisons, et ce que nous ne faisons pas

Nous signons un accord qualité avant la première série de production, nous émettons un avis de changement écrit pour chaque révision de nomenclature qui touche un paramètre spécifié, nous conservons des échantillons par lot et nous ouvrons le dossier à l’audit. Nous ne signons pas un accord que nous ne pouvons pas appliquer, et nous ne revendiquons pas un niveau de défaut que nous n’avons pas mesuré.

Pour ce qu’il faut inspecter et pour la façon dont la question de l’échantillonnage se règle habituellement, le contrôle qualité dans la fabrication d’IPL est la lecture complémentaire, et ce qui se transfère quand vous changez de fournisseur traite les mêmes documents par l’autre bout. Les clauses ne fonctionnent que si quelqu’un peut les vérifier, et le processus OEM/ODM que nous menons est là où l’étape d’inspection et les avis de changement se situent face à un vrai projet, avec les conditions de garantie qui décident de ce qui se passe après qu’un défaut a échappé au contrôle.