Um acordo de qualidade para o fornecimento de IPL: oito cláusulas e como testar um fornecedor

Resposta curta: um acordo de qualidade decide o que acontece quando um envio está errado. A maioria dos projetos de IPL de marca própria não tem um, e quando chega uma reclamação a discussão recai sobre a ordem de compra e sobre a boa vontade. Oito cláusulas sustentam o peso, e duas delas decidem se um defeito pode alguma vez ser rastreado até um lote.

Porque é que a ordem de compra não chega

Uma ordem de compra diz o que produzir e o que pagar. Raramente diz o que conta como defeito, quem inspeciona, a que nível, o que acontece se o nível não for cumprido, e como é comunicada uma alteração ao produto.

Esse silêncio é suportável enquanto as encomendas são pequenas. Torna-se caro no primeiro contentor em que alguém encontra um problema, porque a essa altura as duas partes estão a negociar de memória.

Um acordo de qualidade leva uma tarde e elimina essa discussão. As cláusulas abaixo estão ordenadas pelo dano que a sua ausência provoca.

As oito cláusulas

#	Cláusula	O que tem de dizer	Custo de a omitir
1	Norma de inspeção	Que norma, que nível de amostragem, quem inspeciona e onde	”Inspecionámos” contra “não é assim que nós inspecionamos”
2	Definições de defeito	O que conta como crítico, maior e menor, com exemplos para este produto	Cada risco passa a ser um debate
3	Notificação de alterações	Quem informa quem, com que antecedência, e o que desencadeia uma alteração à lista de materiais (BOM)	O comprador descobre uma alteração de componente depois de a mercadoria chegar
4	Amostras retidas	Quantas unidades se guardam de cada lote, durante quanto tempo, armazenadas onde	Um defeito não pode ser rastreado até um lote produzido
5	Resposta a reclamações	Prazos de acusação de receção e de causa-raiz, e quem é responsável pela análise	As reclamações ficam semanas sem resolução
6	Cooperação em recolhas	Quem rastreia que unidades, quem assume o custo, quem notifica	Ninguém sabe que números de série foram enviados para onde
7	Conservação de registos	Que registos, durante quanto tempo, em que suporte	A prova expira antes da reclamação
8	Direito de auditoria	Prazo de aviso, âmbito, e se as auditorias remotas contam	O comprador não consegue verificar nada de forma independente

Duas dessas linhas merecem os seus próprios parágrafos.

A cláusula 3, na prática

Uma lista de materiais é um documento vivo. Os componentes deixam de estar disponíveis, um fornecedor oferece um preço melhor, uma certificação exige uma substituição. Uma revisão é normal.

O que não é normal é o comprador descobrir mais tarde. Uma alteração à taça refletora, à ventoinha, ao adaptador ou à célula pode alterar o desempenho, o âmbito de conformidade e a exposição à garantia de uma só vez.

A cláusula deve exigir quatro coisas:

• Aviso por escrito antes da implementação, com a data de entrada em vigor.
• O motivo, numa linha, porque “componente alterado” não diz nada ao comprador sobre risco.
• A aceitação por escrito do comprador para tudo o que toque no projeto elétrico, no arrefecimento, na bateria ou num parâmetro reclamado.
• Aviso e aceitação no mesmo documento. Os itens de triagem e a arte final podem avançar só com aviso; as peças acima precisam de uma assinatura.

O mecanismo que faz isto funcionar é banal: uma página, datada, arquivada com a revisão, enviada antes de a produção começar. As fábricas que o fazem bem enviam uma página; as que o fazem mal enviam um telefonema.

A cláusula 4, e porque é que as amostras decidem discussões

Sem amostras retidas, uma discussão sobre um defeito não tem ponto de referência. A fábrica diz que a unidade saiu dentro da especificação; o comprador diz que não corresponde ao que foi aprovado. Ambos podem estar a descrever a mesma unidade.

Três unidades por lote, guardadas durante a vida comercial do modelo, seladas, com o código do lote escrito tanto no saco como no registo, fecham essa lacuna. Também fazem com que a aprovação da primeira peça signifique alguma coisa, porque há algo físico com que comparar dois anos mais tarde.

Como testar um fornecedor antes de assinar

Três perguntas, feitas antes da primeira encomenda, dizem-lhe se o acordo será cumprido:

1. Pode mostrar-me os últimos três avisos de alteração desta plataforma, com datas?
2. Onde estão guardadas as amostras retidas, e posso ver o registo do lote do último fabrico?
3. Se marcar uma auditoria remota com uma semana de antecedência, o que é que vou poder ver?

Uma fábrica com um sistema a funcionar responde às três a partir de uma pasta. Uma fábrica com um sistema só de documentos responde à primeira e tem dificuldade com a segunda.

O que o acordo não é

Não é um certificado de qualidade, e não substitui a inspeção. Um acordo de qualidade rege a relação; a auditoria e a inspeção produzem a prova.

Também não é um documento unilateral. As cláusulas 1 a 4 protegem o comprador. As cláusulas 5 a 7 protegem a fábrica tanto como a marca, porque definem quando é que uma reclamação é válida e quem paga por ela. Um acordo que só impõe obrigações é assinado e ignorado.

O que fazemos, e o que não fazemos

Assinamos um acordo de qualidade antes do primeiro fabrico, emitimos um aviso de alteração por escrito para cada revisão da lista de materiais que afete um parâmetro especificado, guardamos amostras retidas por lote, e abrimos o processo para auditoria. Não assinamos um acordo que não conseguimos operar, e não reclamamos um nível de defeito que não medimos.

Para saber o que inspecionar e como a questão da amostragem é habitualmente resolvida, o controlo de qualidade no fabrico de IPL é a leitura complementar, e o que se transfere quando muda de fornecedor cobre os mesmos documentos pela direção oposta. As cláusulas só funcionam se alguém as puder verificar, e o processo de OEM/ODM que conduzimos é onde a fase de inspeção e os avisos de alteração se cruzam com um projeto real, com os termos de garantia a decidir o que acontece depois de um defeito escapar.