Thỏa thuận chất lượng cho nguồn cung IPL: tám điều khoản và cách kiểm tra nhà cung cấp

Trả lời ngắn: thỏa thuận chất lượng quyết định điều gì xảy ra khi một lô hàng không đúng. Phần lớn dự án IPL nhãn riêng không có thỏa thuận này, và khi một khiếu nại đến, cuộc tranh luận quay về đơn đặt hàng và về thiện chí. Có tám điều khoản nắm phần quan trọng, và hai trong số đó quyết định liệu một lỗi có bao giờ truy được về một lô sản xuất hay không.

Vì sao đơn đặt hàng là không đủ

Một đơn đặt hàng (PO) nêu rõ sản xuất cái gì và trả bao nhiêu. Nó hiếm khi nêu cái gì được tính là lỗi, ai kiểm tra, ở mức nào, điều gì xảy ra nếu không đạt mức đó, và một thay đổi sản phẩm được thông báo ra sao.

Sự im lặng đó còn chịu được khi đơn hàng nhỏ. Nó trở nên tốn kém ngay ở container đầu tiên mà ai đó phát hiện vấn đề, vì lúc đó hai bên đang thương lượng dựa trên trí nhớ.

Một thỏa thuận chất lượng chỉ mất một buổi chiều và xóa bỏ cuộc tranh luận đó. Các điều khoản dưới đây được xếp theo mức thiệt hại mà việc thiếu chúng gây ra.

Tám điều khoản

#	Điều khoản	Nội dung phải nêu	Cái giá khi bỏ qua
1	Tiêu chuẩn kiểm tra	Tiêu chuẩn nào, mức lấy mẫu nào, ai kiểm tra và ở đâu	”Chúng tôi đã kiểm tra” so với “không theo cách chúng tôi kiểm tra”
2	Định nghĩa lỗi	Thế nào là lỗi nghiêm trọng, lỗi chính và lỗi nhỏ, kèm ví dụ cho sản phẩm này	Mọi vết xước đều thành một cuộc tranh luận
3	Thông báo thay đổi	Ai báo cho ai, báo trước bao lâu, và một thay đổi trong bảng kê vật tư kéo theo những gì	Người mua phát hiện thay đổi linh kiện sau khi hàng về
4	Mẫu lưu	Giữ bao nhiêu chiếc từ mỗi lô, giữ trong bao lâu, lưu ở đâu	Một lỗi không thể truy về lô đã sản xuất
5	Phản hồi khiếu nại	Thời hạn xác nhận và thời hạn tìm nguyên nhân gốc, và ai chịu trách nhiệm phân tích	Khiếu nại nằm đó hàng tuần không được giải quyết
6	Hợp tác thu hồi	Ai truy xuất những chiếc nào, ai chịu chi phí, ai thông báo	Không ai biết số sê-ri nào đã giao đi đâu
7	Lưu trữ hồ sơ	Những hồ sơ nào, trong bao lâu, ở dạng nào	Bằng chứng hết hạn trước khi khiếu nại hết hiệu lực
8	Quyền kiểm toán	Thời hạn báo trước, phạm vi, và kiểm toán từ xa có được tính hay không	Người mua không thể tự mình xác minh bất cứ điều gì

Hai trong số các dòng đó xứng đáng có đoạn riêng.

Điều khoản 3, trong thực tế

Bảng kê vật tư là một tài liệu sống. Linh kiện trở nên khan hiếm, một nhà cung cấp đưa ra giá tốt hơn, một chứng nhận buộc phải thay thế linh kiện. Việc sửa đổi là bình thường.

Điều không bình thường là người mua biết được muộn hơn. Một thay đổi ở chén phản xạ, quạt, bộ đổi nguồn hay cell pin có thể thay đổi đồng thời hiệu năng, phạm vi tuân thủ và mức rủi ro bảo hành.

Điều khoản này phải yêu cầu bốn việc:

• Thông báo bằng văn bản trước khi triển khai, kèm ngày có hiệu lực.
• Lý do, trong một dòng, vì “đã đổi linh kiện” không nói gì với người mua về rủi ro.
• Sự chấp thuận bằng văn bản của người mua cho bất kỳ thay đổi nào liên quan đến thiết kế điện, hệ thống làm mát, pin hoặc một thông số được công bố.
• Thông báo và chấp thuận trên cùng một tài liệu. Các hạng mục in ấn và artwork có thể chuyển động chỉ với thông báo; những bộ phận nêu trên cần chữ ký.

Cơ chế khiến việc này hoạt động rất tầm thường: một trang, có ghi ngày, được lưu cùng bản sửa đổi, gửi đi trước khi sản xuất bắt đầu. Nhà máy làm tốt gửi một trang; nhà máy làm kém gửi một cuộc gọi điện.

Điều khoản 4, và vì sao mẫu quyết định tranh luận

Không có mẫu lưu, cuộc trao đổi về lỗi không có điểm tham chiếu. Nhà máy nói chiếc máy đã xuất xưởng đúng tiêu chuẩn; người mua nói nó không khớp với mẫu đã duyệt. Cả hai có thể đang mô tả cùng một chiếc máy.

Ba chiếc mỗi lô, giữ suốt vòng đời thương mại của model, niêm phong, mã lô ghi trên cả túi và hồ sơ, sẽ lấp khoảng trống đó. Nó cũng làm cho việc duyệt mẫu đầu tiên (first article) có ý nghĩa, vì có một thứ hữu hình để đối chiếu sau hai năm.

Cách kiểm tra nhà cung cấp trước khi ký

Ba câu hỏi, đặt ra trước đơn hàng đầu tiên, cho bạn biết thỏa thuận có được thực hiện hay không:

1. Anh có thể cho tôi xem ba thông báo thay đổi gần nhất của nền tảng này, kèm ngày tháng không?
2. Mẫu lưu được giữ ở đâu, và tôi có thể xem hồ sơ lô của lần sản xuất gần nhất không?
3. Nếu tôi đặt một cuộc kiểm toán từ xa với một tuần báo trước, tôi sẽ được xem những gì?

Một nhà máy có hệ thống đang vận hành thật trả lời cả ba câu từ một bộ hồ sơ. Một nhà máy chỉ có hệ thống hồ sơ trên giấy trả lời được câu đầu và lúng túng với câu thứ hai.

Thỏa thuận này không phải là gì

Nó không phải một chứng nhận chất lượng, và nó không thay thế việc kiểm tra. Thỏa thuận chất lượng điều chỉnh quan hệ giữa hai bên; kiểm toán và kiểm tra tạo ra bằng chứng.

Nó cũng không phải một tài liệu một chiều. Các điều khoản 1 đến 4 bảo vệ người mua. Các điều khoản 5 đến 7 bảo vệ nhà máy nhiều như bảo vệ thương hiệu, vì chúng xác định khi nào một khiếu nại là hợp lệ và ai trả tiền cho nó. Một thỏa thuận chỉ áp đặt nghĩa vụ sẽ được ký rồi bị phớt lờ.

Chúng tôi làm gì, và không làm gì

Chúng tôi ký thỏa thuận chất lượng trước lần sản xuất đầu tiên, phát hành thông báo thay đổi bằng văn bản cho mọi lần sửa bảng kê vật tư có ảnh hưởng đến một thông số được quy định, giữ mẫu lưu theo từng lô, và mở hồ sơ cho việc kiểm toán. Chúng tôi không ký một thỏa thuận mà mình không vận hành được, và chúng tôi không công bố một mức lỗi mà mình chưa đo.

Về việc cần kiểm tra những gì và câu hỏi lấy mẫu thường được giải quyết ra sao, kiểm soát chất lượng trong sản xuất IPL là bài đọc đồng hành, và những gì được chuyển giao khi bạn đổi nhà cung cấp đề cập cùng những tài liệu đó từ chiều ngược lại. Các điều khoản chỉ có tác dụng nếu ai đó có thể kiểm tra chúng, và quy trình OEM/ODM chúng tôi vận hành là nơi công đoạn kiểm tra và các thông báo thay đổi gắn với một dự án thật, với các điều khoản bảo hành quyết định điều gì xảy ra sau khi một lỗi lọt ra ngoài.