Συμφωνία ποιότητας για προμήθεια IPL: οκτώ ρήτρες και πώς να δοκιμάσετε έναν προμηθευτή

Σύντομη απάντηση: μια συμφωνία ποιότητας καθορίζει τι συμβαίνει όταν μια αποστολή είναι λάθος. Τα περισσότερα έργα IPL ιδιωτικής ετικέτας δεν έχουν μία, και όταν φτάνει μια απαίτηση, η συζήτηση πέφτει πίσω στην εντολή αγοράς και στην καλή θέληση. Οκτώ ρήτρες σηκώνουν το βάρος, και δύο από αυτές καθορίζουν αν ένα ελάττωμα μπορεί ποτέ να ανιχνευθεί σε μια παρτίδα.

Γιατί η εντολή αγοράς δεν αρκεί

Μια εντολή αγοράς ορίζει τι θα παραχθεί και τι θα πληρωθεί. Σπάνια ορίζει τι μετρά ως ελάττωμα, ποιος επιθεωρεί, σε ποιο επίπεδο, τι συμβαίνει αν το επίπεδο χαθεί και πώς κοινοποιείται μια αλλαγή στο προϊόν.

Αυτή η σιωπή είναι ανεκτή όσο οι παραγγελίες είναι μικρές. Γίνεται ακριβή στο πρώτο κοντέινερ όπου κάποιος βρίσκει πρόβλημα, γιατί μέχρι τότε οι δύο πλευρές διαπραγματεύονται από μνήμης.

Μια συμφωνία ποιότητας παίρνει ένα απόγευμα και αφαιρεί αυτή τη διαφωνία. Οι ρήτρες παρακάτω είναι ταξινομημένες κατά το πόση ζημιά προκαλεί η απουσία τους.

Οι οκτώ ρήτρες

#	Ρήτρα	Τι πρέπει να λέει	Κόστος της παράλειψής της
1	Πρότυπο επιθεώρησης	Ποιο πρότυπο, ποιο επίπεδο δειγματοληψίας, ποιος επιθεωρεί και πού	«Το επιθεωρήσαμε» έναντι «όχι με τον τρόπο που το επιθεωρούμε»
2	Ορισμοί ελαττώματος	Τι μετρά ως κρίσιμο, μείζον και ελάσσον, με παραδείγματα για αυτό το προϊόν	Κάθε γρατσουνιά γίνεται συζήτηση
3	Κοινοποίηση αλλαγής	Ποιος ενημερώνει ποιον, πόσο νωρίτερα και τι πυροδοτεί μια αλλαγή στη λίστα υλικών	Ο αγοραστής ανακαλύπτει αλλαγή εξαρτήματος αφού φτάσει το εμπόρευμα
4	Διατηρούμενα δείγματα	Πόσα τεμάχια κρατιούνται από κάθε παρτίδα, για πόσο καιρό, πού φυλάσσονται	Ένα ελάττωμα δεν μπορεί να ανιχνευθεί σε μια παρτίδα που παρήχθη
5	Ανταπόκριση σε παράπονα	Χρονοδιαγράμματα επιβεβαίωσης και αιτίας ρίζας, και ποιος έχει την ανάλυση	Απαιτήσεις μένουν άλυτες για εβδομάδες
6	Συνεργασία σε ανάκληση	Ποιος ανιχνεύει ποια τεμάχια, ποιος καλύπτει το κόστος, ποιος ειδοποιεί	Κανείς δεν ξέρει ποιοι σειριακοί αριθμοί στάλθηκαν πού
7	Διατήρηση αρχείων	Ποια αρχεία, για πόσο καιρό, σε ποια μορφή	Τα στοιχεία λήγουν πριν λήξει η απαίτηση
8	Δικαίωμα ελέγχου	Περίοδος προειδοποίησης, εύρος και αν μετράνε οι απομακρυσμένοι έλεγχοι	Ο αγοραστής δεν μπορεί να επαληθεύσει τίποτα ανεξάρτητα

Δύο από αυτές τις γραμμές αξίζουν δική τους παράγραφο.

Η ρήτρα 3, στην πράξη

Μια λίστα υλικών είναι ένα ζωντανό έγγραφο. Εξαρτήματα γίνονται μη διαθέσιμα, ένας προμηθευτής προσφέρει καλύτερη τιμή, μια πιστοποίηση απαιτεί αντικατάσταση. Μια αναθεώρηση είναι φυσιολογική.

Αυτό που δεν είναι φυσιολογικό είναι ο αγοραστής να το ανακαλύψει αργότερα. Μια αλλαγή στο κύπελλο του ανακλαστήρα, τον ανεμιστήρα, τον προσαρμογέα ή το στοιχείο της μπαταρίας μπορεί να αλλάξει ταυτόχρονα την απόδοση, το πεδίο συμμόρφωσης και την έκθεση στην εγγύηση.

Η ρήτρα πρέπει να απαιτεί τέσσερα πράγματα:

• Γραπτή ειδοποίηση πριν την εφαρμογή, με την ημερομηνία ισχύος.
• Τον λόγο, σε μία γραμμή, γιατί το «άλλαξε το εξάρτημα» δεν λέει τίποτα στον αγοραστή για τον κίνδυνο.
• Τη γραπτή αποδοχή του αγοραστή για οτιδήποτε αγγίζει τον ηλεκτρικό σχεδιασμό, την ψύξη, την μπαταρία ή μια δηλωμένη παράμετρο.
• Ειδοποίηση και αποδοχή ως το ίδιο έγγραφο. Τα τυπωμένα σήματα και τα γραφικά μπορούν να αλλάξουν με μόνη την ειδοποίηση· τα παραπάνω μέρη χρειάζονται υπογραφή.

Ο μηχανισμός που κάνει αυτό να λειτουργεί είναι πεζός: μία σελίδα, με ημερομηνία, αρχειοθετημένη μαζί με την αναθεώρηση, σταλμένη πριν ξεκινήσει η παραγωγή. Τα εργοστάσια που το κάνουν καλά στέλνουν μια σελίδα· αυτά που το κάνουν άσχημα στέλνουν ένα τηλεφώνημα.

Η ρήτρα 4, και γιατί τα δείγματα κρίνουν τις διαφωνίες

Χωρίς διατηρούμενα δείγματα, μια συζήτηση για ελάττωμα δεν έχει σημείο αναφοράς. Το εργοστάσιο λέει ότι το τεμάχιο έφυγε εντός προδιαγραφής· ο αγοραστής λέει ότι δεν ταιριάζει με αυτό που εγκρίθηκε. Και οι δύο μπορεί να περιγράφουν το ίδιο τεμάχιο.

Τρία τεμάχια ανά παρτίδα, κρατημένα για την εμπορική ζωή του μοντέλου, σφραγισμένα, με τον κωδικό παρτίδας γραμμένο και στη σακούλα και στο αρχείο, κλείνουν αυτό το κενό. Κάνουν επίσης την έγκριση πρώτου τεμαχίου να σημαίνει κάτι, γιατί υπάρχει κάτι φυσικό για σύγκριση δύο χρόνια μετά.

Πώς να δοκιμάσετε έναν προμηθευτή πριν υπογράψετε

Τρεις ερωτήσεις, πριν από την πρώτη παραγγελία, σας λένε αν η συμφωνία θα τηρηθεί:

1. Μπορείτε να μου δείξετε τις τρεις τελευταίες κοινοποιήσεις αλλαγής για αυτή την πλατφόρμα, με ημερομηνίες;
2. Πού φυλάσσονται τα διατηρούμενα δείγματα, και μπορώ να δω το αρχείο παρτίδας της τελευταίας εκτέλεσης;
3. Αν κλείσω έναν απομακρυσμένο έλεγχο με προειδοποίηση μιας εβδομάδας, τι θα μπορώ να δω;

Ένα εργοστάσιο με σύστημα που λειτουργεί απαντά και στις τρεις από έναν φάκελο. Ένα εργοστάσιο με σύστημα μόνο στα χαρτιά απαντά στην πρώτη και δυσκολεύεται με τη δεύτερη.

Τι δεν είναι η συμφωνία

Δεν είναι πιστοποιητικό ποιότητας και δεν αντικαθιστά την επιθεώρηση. Μια συμφωνία ποιότητας διέπει τη σχέση· ο έλεγχος και η επιθεώρηση παράγουν στοιχεία.

Επίσης δεν είναι μονόπλευρο έγγραφο. Οι ρήτρες 1 έως 4 προστατεύουν τον αγοραστή. Οι ρήτρες 5 έως 7 προστατεύουν το εργοστάσιο όσο και την επωνυμία, γιατί ορίζουν πότε μια απαίτηση είναι βάσιμη και ποιος πληρώνει γι’ αυτήν. Μια συμφωνία που μόνο επιβάλλει υποχρεώσεις υπογράφεται και αγνοείται.

Τι κάνουμε και τι δεν κάνουμε

Υπογράφουμε συμφωνία ποιότητας πριν από την πρώτη παρτίδα παραγωγής, εκδίδουμε γραπτή κοινοποίηση αλλαγής για κάθε αναθεώρηση της λίστας υλικών που επηρεάζει μια καθορισμένη παράμετρο, κρατάμε διατηρούμενα δείγματα ανά παρτίδα και ανοίγουμε τον φάκελο για έλεγχο. Δεν υπογράφουμε συμφωνία που δεν μπορούμε να λειτουργήσουμε και δεν δηλώνουμε επίπεδο ελαττώματος που δεν έχουμε μετρήσει.

Για το τι να επιθεωρήσετε και πώς συνήθως λύνεται το ζήτημα της δειγματοληψίας, ο έλεγχος ποιότητας στην κατασκευή IPL είναι το συνοδευτικό ανάγνωσμα, και το τι μεταφέρεται όταν αλλάζετε προμηθευτή καλύπτει τα ίδια έγγραφα από την άλλη κατεύθυνση. Οι ρήτρες λειτουργούν μόνο αν κάποιος μπορεί να τις ελέγξει, και η διαδικασία OEM/ODM που τρέχουμε είναι εκεί όπου το στάδιο επιθεώρησης και οι κοινοποιήσεις αλλαγής στέκονται απέναντι σε ένα πραγματικό έργο, με τους όρους εγγύησης να καθορίζουν τι συμβαίνει αφού διαφύγει ένα ελάττωμα.